5 exemplos de documentos sigilosos e como você deve armazená-los

Documentos sigilosos

Ao lidar com documentos e informações sigilosas em sua empresa, seja em relação a seus clientes ou funcionários, você tem o dever de tomar as medidas necessárias para protegê-las.

Para muitos de nós, armazenar essas informações é um assunto casual. Para algumas empresas é considerado uma simples rotina administrativa.

De fato, em nosso dia a dia, é bem comum armazenarmos todos os documentos sigilosos ou papéis considerados importantes em gavetas ou arquivos, sempre visando eventuais consultas ou para apresentação em casos de requisitos legais ou comprovações fiscais.

Porém, a falta de garantia de que os documentos sigilosos estão devidamente protegidos pode levar a ações judiciais, bem como danos à reputação de sua empresa e perda de negócios. Principalmente, com a recente aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), legislação que entra em vigor em 2020.

A importância do armazenamento adequado de documentos sigilosos

Manter bons registros não significa apenas ser organizado. O armazenamento adequado de documentos sigilosos facilita o cumprimento de suas obrigações legais, o gerenciamento do fluxo de caixa e até mesmo na redução do estresse no momento do imposto.

Documentos sigilosos são informações críticas e devem ser protegidas. Você deve pensar nisso como uma prioridade que sua organização, seus funcionários e seus clientes esperam ser privada e devidamente protegida.

Então, quais são os documentos sigilosos mais importantes e como você pode mantê-los seguros?

  1. Informações bancárias

Se alguém conseguir obter acesso aos seus dados financeiros, ele poderá roubar sua identidade, gerar novas contas e cartões de crédito em seu nome e até mesmo limpar suas contas bancárias.

De fato, há toda uma indústria criminosa dedicada à prática de extrair números de cartão de crédito, PINs, códigos de segurança de cartões e senhas bancárias de vítimas inocentes.

Neste caso, todas as informações bancárias, sejam elas pessoais ou corporativas, devem ser consideradas como sigilosas e devem passar por rigorosos processos de armazenamento e descarte.

  1. Declarações fiscais

Seja você um funcionário ou administre seu próprio negócio, manter registros fiscais, como foi mencionado anteriormente, não é apenas uma boa prática – é uma exigência legal.

Ter toda a documentação e recibos em ordem pode fazer toda a diferença nos processos de auditoria ou durante a prestação de contas. Para se ter uma ideia, de acordo com a legislação atual, você deve manter os documentos fiscais e seus comprovantes por pelo menos cinco anos, a partir da data em que apresentar sua declaração de imposto.

  1. Informações dos clientes

No âmbito empresarial, as informações do cliente são uma das primeiras coisas a serem consideradas quando pensamos no armazenamento de documentos sigilosos.

Isso pode incluir nomes de clientes, endereços residenciais, informações de cartões de pagamento, números de previdência social, e-mails e muito mais. Informações como essas são o principal alvo em caso de ataques virtuais e roubo de dados.

  1. Dados do empregado

Os dados dos funcionários são, em muitos aspectos, semelhantes às informações dos clientes. Você tem os nomes, endereços e números de seguridade social de seus funcionários e também pode ter suas informações bancárias, para fins de pagamento, assim como, nomes de usuário e senhas ou dados associados a um processo de credenciamento ou identidade.

  1. Contratos e documentos comerciais

Quando se trata de contratos, todos os detalhes do acordo devem ser tratados com a máxima confidencialidade para a organização e o benefício de terceiros. Os contratos estão cheios de informações comercialmente sensíveis, a exemplo da natureza do acordo, o valor dos serviços oferecidos / recebidos no contrato, os nomes das principais partes contratantes, etc.

Comece a proteger seus documentos sigilosos

Depois de identificar os dados que você precisa proteger, é hora de agir. Abaixo estão algumas dicas de como proteger os documentos sigilosos que você e sua empresa lidam.

  • Tenha uma estrutura organizacional eficiente para gerenciar com sucesso documentos sigilosos e informações confidenciais.

  • Certifique-se de que o controle de dados internos corretos funcionem a partir de processos e políticas seguras.

  • Utilize estruturas de armazenamento, a exemplo de armários e arquivos com fechadura e controle de acesso.

  • Use fragmentadoras de papel para o descarte adequado de documentos sigilosos ou confidenciais.

  • Realize treinamentos dos funcionários sobre a proteção de documentos e informações sigilosas e confidenciais.

Seja na forma de documentos físicos ou digitais, pen drives, discos rígidos ou livros de registro, documentos sigilosos ou confidenciais precisam ser protegidos e manipulados com responsabilidade, especialmente se os dados contiverem informações pessoais. Por essa razão, não pense duas vezes antes de implementar formas seguras de armazenamento e descarte.

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