Qual é o tempo certo para o armazenamento de documentos físicos?

O armazenamento de documentos físicos é uma tarefa comum para pessoas e empresas em todo o mundo. No entanto, muita gente não sabe como armazenar corretamente os arquivos para protegê-los e preservá-los.

O papel e a mídia digital (CDs, USBs, fitas, etc.) que contêm informações precisam ser preservados para assuntos comerciais, legais ou pessoais.

Infelizmente, os documentos físicos não são estáveis. Eles se deterioram com o tempo, principalmente quando armazenados em um ambiente que não possui níveis controlados ​​de temperatura ou umidade.

Portanto, a questão que fica para a maioria das pessoas e muitos gestores de empresas que se preocupam com o gerenciamento de arquivos atualmente é: qual é o tempo certo para o armazenamento de documentos físicos?

Entender os tipos de documentos é o primeiro passo

Um dos primeiros e mais importantes aspectos do armazenamento de documentos físicos é determinar qual é o tipo do arquivo a ser acondicionado. Para os empresários, isso é importante.

Existem basicamente três tipos de documentos: ativo, inativo e arquivamento.

  • Documentos ativos são aqueles que estão sendo usados ​​atualmente nos negócios e devem estar prontamente acessíveis aos funcionários e gestores. Os arquivos ativos devem ter uma área de armazenamento dedicada e segura, no próprio local de trabalho, para evitar roubo ou perda de documentação. 

  • Documentos inativos devem ser movidos das áreas de trabalho para o armazenamento dedicado a documentos inativos – dentro ou fora da empresa. Os arquivos inativos requerem um ambiente controlado com níveis regulados de temperatura e umidade e proteção contra inundações, pragas e luz para que possam ser preservados.

  • Arquivamento são documentos inativos, mas que têm valor. Esse tipo de arquivo requer maiores cuidados e sua preservação é essencial. Os documentos devem ser transferidos o mais cedo possível para uma área de armazenamento dedicada, sendo recomendado que seja externo e com condições semelhantes aos registros inativos.

Independente do status dos documentos, todos eles requerem um tratamento cuidadoso para preservação e proteção.

Por quanto tempo os documentos físicos devem ser armazenados?

Em relação ao tempo de armazenamento, tudo vai depender do documento a ser guardado. Normalmente, o prazo pode variar entre três até 30 anos. Tudo vai depender dos aspectos legais. 

Há, ainda, documentos que mesmo sem previsão legal devem ser armazenados pela empresa por tempo indeterminado. É o caso da folha de pagamento, livros de inspeção do trabalho e o registro de empregados.

Documentos contábeis e fiscais

Documentos contábeis e fiscais, precisam ficar arquivados por, no mínimo, cinco anos. Mas, além do prazo de armazenamento de documentos, você sabe quais devemos guardar?

Veja, abaixo, os mais comuns que devem ficar guardados:

  • Notas fiscais e recibos;

  • Imposto de Renda;

  • Programa de Integração Social (PIS);

  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);

  • Livros fiscais;

  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);

  • Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS);

  • Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);

  • Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);

  • Declarações DIPJ, DCTF, DACON;

  • Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA);

  • Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções.

Há documentos, como a Ficha de Acidentes de Trabalho e o CIPA e comprovantes de votação, que devem ficar arquivados por três anos. Atestado médico de gestantes, ficha de salário maternidade e o convênio salário educação precisam ficar guardados por 10 anos. O armazenamento de documentos relativos ao FGTS deve ser de 30 anos.

Seja organizado e evite problemas futuros

Para o armazenamento de documentos físicos, é importante mantê-los todos organizados. Arquivos ativos, inativos e arquivamento devem ser mantidos separados um do outro.

Todos os documentos devem ser indexados com um sistema de classificação e identificados pela sua importância. A falta de organização em relação ao armazenamento de documentos físicos pode ser muito prejudicial para uma empresa, pessoa ou agência governamental. 

Isso leva a diferentes tipos de problemas, de um grande estresse emocional, frustração ou ansiedade, até penalizações diante de fiscalizações realizadas por órgãos de fiscalização do governo.

Seja organizado, configure um sistema de classificação antes de embalar e guardar os documentos físicos, armazene itens semelhantes juntos e mantenha arquivos com status diferentes separados um do outro. Além disso, verifique se a pessoa que está organizando os arquivos no armazenamento é confiável.

Surgem diversos problemas se o armazenamento de documentos físicos não for feito corretamente

Os arquivos precisam ser preservados para que as empresas ou qualquer pessoa que faça armazenamento de documentos físicos não percam informações vitais e possam manter registros precisos de suas atividades por questões legais.

Os arquivos precisam ser protegidos para que incidentes de segurança não ocorram e a deterioração seja moderada.

Além disso, a falta de preservação e proteção pode levar uma empresa, agência governamental ou pessoa a se tornar vítima de roubo de identidade, ser acusada de fraude, decretar falência e muito mais.

As pessoas sabem o quanto os arquivos são importantes e é por isso que muitos arquivos são mantidos, mas o armazenamento insuficiente leva a problemas. Por essa razão, não pense duas vezes antes de implementar formas seguras de fazer o armazenamento de documentos físicos.

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