Descarte de documentos confidenciais: o que você não deve fazer de jeito nenhum.

 

Descarte de documentos confidenciais

É muito comum cometermos erros durante o descarte de documentos confidenciais. Pelo simples desconhecimento, pessoas e empresas podem facilmente jogar fora fotocópias e cópias impressas de contratos, mídias digitais como CDs e DVDs utilizados como repositórios de arquivos, cartões de crédito e diversos outros documentos considerados sensíveis (informações protegidas contra divulgação indevida).

Caso você não saiba, destruir documentos de forma incorreta pode ser uma violação da legislação brasileira. Para se ter uma ideia, é muito importante você verificar os períodos de retenção de documentos, antes de destruir qualquer registro. 

Para esse nosso exemplo, o descarte de determinados documentos antes do período previsto pode gerar uma grande dor de cabeça, tanto para pessoas físicas quanto para empresas, em diferentes processos burocráticos previstos em nossa legislação.

O descarte de documentos confidenciais se tornou crítico para as empresas 

De certa forma, o cuidado com informações consideradas confidenciais sempre foi considerado algo crítico, principalmente para as grandes corporações e órgãos do governo. descarte de documentos sigilosos

Preocupadas com situações de risco, como espionagem industrial, no contexto local e entre países, e o cuidado com as informações estratégicas, sempre levou as organizações a tomarem ações preventivas no uso e descarte de documentos confidenciais.

O que mudou de fato nos últimos anos, quanto ao cuidado com esse tipo de documento foi a preocupação com o uso de dados pessoais, seu armazenamento e descarte, tornando-se uma prioridade para todas as organizações, independente de seu tamanho ou segmento

O que são documentos confidenciais?

Basicamente, documentos confidenciais refere-se a qualquer informação que uma empresa ou indivíduo não deseja tornar pública. Pode incluir qualquer coisa que tenha sido adquirida ou disponibilizada a um indivíduo ou outra entidade legal no curso do relacionamento entre as partes.

Pode incluir, mas não se limita a, quaisquer informações ou documentos sobre a estrutura organizacional, atividades, procedimentos operacionais, produtos e serviços de uma empresa, propriedade intelectual (patentes , direitos autorais e marcas registradas), segredos comerciais, finanças, planos, transações e políticas, assim como, informações sobre uma pessoa, incluindo dados sobre trabalho, financeiros, de saúde ou até mesmo de familiares.

Se você trabalha no campo da saúde, por exemplo, é necessário permanecer com a confidencialidade do paciente. Isso significa que você não pode divulgar informações sobre ele a quem não está autorizado.

documento confidencialSe você trabalha em outra linha de trabalho, os documentos confidenciais devem ser mantidos seguros como forma a proteger não apenas a privacidade, mas também as informações relativas a documentos financeiros.

Diante deste novo cenário, onde o cuidado com uso de dados pessoais se tornou motivo para a criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), quais são os erros a serem evitados durante o processo de descarte de documentos confidenciais? 

Descarte de documentos confidenciais: o que você não deve fazer de jeito nenhum?

As empresas devem aplicar uma política de limpeza às suas próprias práticas comerciais para garantir que os arquivos e / ou documentos antigos, desatualizados e indesejados sejam destruídos com segurança. 

Isso ajudará as organizações a evitar a exposição de informações confidenciais que podem aumentar o risco de fraudes, violações de dados ou roubo de identidade e que possam comprometer a empresa, seus clientes ou até mesmo seus próprios funcionários.

Vamos aos erros mais comuns.

#Erro 1: Definir uma política de armazenamento e descarte único para todos os documentos

Uma política de armazenamento e descarte de documentos garante a assertividade e conformidade na gestão de arquivos, porém manter documentos confidenciais depois de não serem mais necessários aumenta os riscos de roubo de dados, perda de privacidade e as despesas de armazenamento e destruição. 

Lembre-se: documentos diferentes têm prazos de retenção e descarte próprios, por isso é importante ter um processo para designar e revisar datas de disposição final para cada tipo de documento que sua empresa utiliza.

#Erro 2: Não validar o processo de descarte de documentos confidenciais

Sem um processo verificável de destruição de documentos, sua empresa não pode comprovar a conformidade com as legislações existentes. 

Um processo formal de validação fornece uma garantia que todos os procedimentos executados durante o descarte de documentos confidenciais são eficientes de acordo com o resultado esperado nas políticas da empresa. Dessa forma, quando um regulador ou auditor aparecer à sua porta, você poderá mostrar a prova de conformidade da sua organização.

#Erro 3: Não destruir fisicamente os dados digitais

Nunca cometa o erro de usar “excluir” como um método de descarte de dados digitais. Mesmo depois de apagar dados de um dispositivo digital, um rastro desses dados é deixada para trás e pode ser recuperada por criminosos com o conhecimento correto. 

Em vez disso, use equipamentos adequados (triturador e desmagnetizador) ou um serviço de destruição de mídia profissional para destruir fisicamente os equipamentos redundantes de TI e os dispositivos de armazenamento de dados, como:

  • fitas de dados

  • discos rígidos portáteis

  • dispositivos móveis

  • computadores e laptops

Uma vez destruído, seus ativos de TI serão transformados em pequenas partículas, podendo desta forma, descartar todo o lixo eletrônico de acordo com as diretivas de resíduos de equipamentos elétricos e eletrônicos existentes.

#Erro 4: Adotar um triturador de papel inadequado ao tipo de documento a ser descartado

As fragmentadoras de papel são considerados uma boa opção para o descarte de documentos confidenciais, porém para ser eficiente e seguro no processo de destruição, é preciso fazer a escolha adequada do equipamento a ser utilizado em sua empresa

Para a destruição de documentos em larga escala ou no caso de documentos confidenciais cada fragmentadora possui suas características e devem ser avaliadas de acordo com as necessidades estratégicas de cada organização.

O principal erro neste cenário é pensar em economia sem dar prioridade às características de cada empresa possui quanto ao uso e descarte de documentos confidenciais.

Basta um único erro no descarte de documentos confidenciais para prejudicar permanentemente seus negócios, portanto, tome cuidado para evitar erros como os que foram mencionados aqui.

Seja na forma de documentos físicos ou digitais, pen drives, discos rígidos, documentos sigilosos ou confidenciais, eles precisam ser protegidos e manipulados com responsabilidade, especialmente se os dados contiverem informações pessoais.

Por essa razão, não pense duas vezes antes de implementar formas seguras de armazenamento e descarte.

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