9 Dicas de Organização de Escritório que Você Precisa Conhecer

9 Dicas de Organização de Escritório que Você Precisa Conhecer

A bagunça é inimiga da produtividade, isso todo mundo já sabe, não é verdade? Mas, na correria do dia a dia, nem sempre dá tempo de deixar tudo em ordem. Algumas coisas acabam ficando para depois, como a arrumação de arquivos e outros itens acumulados nas gavetas.

Na maioria das vezes, a organização de escritório é realizada apenas no final do ano, quando é extremamente necessário abrir espaço para as novas demandas que entrarão.
Nesse meio tempo, documentos são achados e perdidos entre as pilhas de papéis que ficam em cima da mesa e lápis, canetas e outros acessórios do dia a dia continuam sumindo justamente quando você mais precisa, não é mesmo?

Identificou-se com esse cenário? Vixe, então, continue lendo este artigo para descobrir a importância de manter a organização de escritório e quais são os materiais que podem ajudar nessa tarefa. Boa leitura!

Por que não posso deixar isso para o final do ano?

Não é que a atitude esteja errada. Mas você já parou para avaliar quanta coisa fica acumulada com você ao longo de 12 meses? Por que esperar juntar milhares de coisas e perder um tempão na organização de escritório, sendo que é possível dedicar 10 minutinhos do seu dia para deixar tudo em ordem? Acredite: no final do ano, você entenderá exatamente do que estamos falando!

Pratique o 5S

O 5S é um programa de gestão de qualidade, originado no Japão, para aperfeiçoar e desenvolver melhorias em organização, limpeza e padronização. Siga os sensos abaixo para começar sua organização de escritório.

  1. Utilização: avaliar tudo o que realmente é necessário.
  2. Ordenação: identificar e organizar o que você avaliou como essencial no primeiro passo.
  3. Limpeza: menos é mais! Descarte os itens desnecessários.
  4. Padronização: agora, facilite sua busca. Eleja espaços para cada material.
  5. Autodisciplina: torne essas atitudes um hábito.

Depois de avaliar o que é útil ou desnecessário para o seu trabalho. Escolha os materiais certos.

1. Santa pasta!

A organização de documentos físicos é um cuidado necessário para qualquer rotina. Quanto mais arrumado o seu arquivo, menor será o tempo perdido procurando papéis urgentes. Além disso, a atitude também ajuda a evitar o excesso de folhas em cima da sua mesa de trabalho ou perdidas em diversas gavetas.

Uma dica é separar a papelada por categorias. Você pode escolher pastas de cores diferentes para segmentar notas fiscais, boletos, documentos pessoais e outros tipos de folhas que você precisa arquivar por um prazo maior. O objetivo é facilitar uma busca futura.

2. No lugar certo

Nada mais chato do que perder um tempão procurando um objeto. Para evitar distrações e até mesmo um estresse desnecessário, o melhor é deixar lápis, caneta, borracha e outros itens menores dentro de um porta-canetas.

3. Bata o olho e lembre de tudo

O quadro branco é um excelente item para organização de escritório por incentivar a comunicação objetiva, permitindo planejamento eficaz e sem perigo de esquecimentos. Com essa gestão visual é possível reduzir falhas que atrapalham o andamento de alguma atividade e facilitar o acompanhamento e atualização de tarefas.

4. Prendedores e clipes de papel

Você precisa juntar folhas, mas não pode furá-las e nem as deixar marcadas? Então, pronto! Use o prendedor ou clipe de papel. Os produtos são indicados para não danificar seus documentos.

5. Caixas organizadoras

Se você não tem muito espaço nas gavetas, uma estratégia é usar as caixas organizadoras. Além de ajudarem no armazenamento seguro de documentos, também podem ser usadas para decoração do ambiente. Escolha as que mais combinam com o estilo do seu escritório e aproveite para deixar o espaço mais bonito!

6. Impressos e livros contábeis

Os impressos padronizados e livros contábeis também contribuem para organização de escritório. Entre os modelos disponíveis estão para recibos, talões, vales, guias trabalhistas, formulários, fichas, controle de caixa, cartões de ponto, livros ata, registro de documentos, protocolos de correspondência e inspeção de trabalho.

7. Fragmentadora

O equipamento é a forma mais segura para descartar documentos desnecessários. Com opções de corte em tiras, microcorte e supercorte em partículas, a fragmentadora impede qualquer tipo de leitura.

8. Gavetas

Ah, o principal! Não use suas gavetas para esconder a bagunça. Elas devem apenas guardar os itens que você precisa no dia a dia. Armazene as pastas – que foram organizadas com as dicas que demos nos primeiros parágrafos deste texto.

Se tiver mais de uma gaveta disponível, ordene os espaços por importância: itens mais utilizados na primeira e os menos nas outras.

9. Lixo é no lixo

Nada de guardar notinhas, rascunhos ou outros papéis sem importância nas gavetas. Usou, acabou a utilidade: então, lixo na hora! Esse hábito ajudará a manter sua mesa limpa.

A curto prazo…

Com tudo no lugar certo, você notará que o seu dia começará bem diferente, com sensação de mais controle e tranquilidade. Gostou das sugestões de organização de escritório? Aproveite para conhecer os nossos produtos da linha de material de escritório. A Tilibra possui milhares de itens para facilitar a sua rotina! Navegue no Tilibra Express para ver todas as opções disponíveis.

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