Como a LGPD interfere no descarte de documentos

LGPD e descarte documentos

No próximo ano, uma Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entra em vigor, após um período de dois anos para sua adaptação. A nova legislação define uma série de regras em relação à coleta, armazenamento, processamento e descarte de todos os fatores de risco que as organizações organizam.

Isto é, na prática, que as empresas que detêm as informações sobre os cidadãos brasileiros, devem cumprir os requisitos da nova legislação. É importante observar que um LGPD foi criado para ajudar a gerenciar o tipo de dados de dados pessoais .

Os indicadores fundamentais nas regras da Lei Geral de Proteção de Dados são as empresas que apresentam uma abordagem muito mais rigorosa às violações de dados e ao armazenamento seguro de informações. Não atender a necessidade de uma empresa ou empresa em um valor de R $ 50 milhões ou dois por cento do faturamento global da empresa.

O principal impacto da LGPD é que as empresas devem estar concentradas em impedir que os dados sejam sobrecarregados ou perdidos. The information is important and making the meaning is destruded. E isso inclui documentos em formato digital e físico.

Sua empresa não pode negligenciar os documentos físicos

Se você ainda não está atento a isso, cuidado! É vital que você crie um plano para garantir que está manipulando, armazenando e destruindo documentos físicos corretamente.

O primeiro passo neste processo é ter uma visão geral de toda a sua operação, para que você possa entender completamente como e onde os dados são processados . Você pode supor que isso seja simples, porém, quando você entra nos detalhes, vai perceber que é muito mais complexo do que imaginava. 

Além disso, em um momento inicial, você pode assumir que todos os dados que você mantém estão em arquivos digitais, armazenados em servidores, laptops, tablets e telefones.

No entanto, é muito provável que também exista em vários outros locais, documentos impressos e mantidos como cópias em papel, sem nenhum tipo de processo para armazenamento e destruição segura quando eles não forem mais necessários.

Isso pode ser um grande problema de conformidade de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados.

De que forma a LGPD interfere no descarte de documentos?

Os atuais projetos de implementação da LGPD exigem que as empresas passem a ter um compromisso verdadeiro com os titulares dos dados pessoais gerenciados por cada organização, de acordo com os requisitos descritos na nova legislação.

Na prática, isso significa que além de fazer um armazenamento adequado dos documentos, depois que o período de retenção expirar, eles devem ser excluídos de forma segura.

Para que isso aconteça, o recomendável é que sejam definidos procedimentos que executem a eliminação dos documentos, registrando automaticamente o processo de exclusão.

Se ocorrerem erros, por exemplo, se um documento digital não puder ser encontrado ou estiver bloqueado, o procedimento de exclusão deve gerar uma mensagem. O log de exclusão deve ser verificado por um funcionário devidamente instruído.

Além disso, quaisquer dados físicos devem ser adequadamente destruídos, usando por exemplo, uma fragmentadora.

Diferentes tipos de documentos, como cópias de contrato, formulários de clientes, dados de cartão de crédito, CDs e DVDs de backup e outros tipos de arquivos e dispositivos de armazenamento são frequentemente negligenciados, fazendo com que as sanções definidas pela LGPD sejam aplicadas para qualquer empresa, independente de tamanho ou segmento.

Escolha a forma correta de destruir documentos

É fundamental que você tire algum tempo para fazer sua pesquisa sobre o descarte de documentos. Certifique-se de entender completamente o processo a ser utilizado. Tenha a certeza para onde o lixo está indo, se está sendo destruído corretamente em seu local e, se não estiver, onde os documentos foram levados para serem destruídos.

É verdade que a LGPD é muito mais importante do que a informação física, já que existem regras para o armazenamento de dados pessoais.

No entanto, os bancos de dados costumam ser negligenciados quando têm acesso a uma lei com a Lei Geral de Proteção de Dados, por isso, é importante que você dedique o tempo necessário para o entendimento dos processos que é sua eua e atualize-los de acordo com uma nova legislação.

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