Toda empresa tende a acumular muitos documentos físicos e digitais, mas quando não há métodos de gestão adequados, o ambiente de trabalho pode se tornar uma bagunça e desviar o foco principal de suas atividades.
Neste artigo, reunimos ótimas dicas para otimizar a organização e o armazenamento dos seus arquivos. Confira!
Dicas para organizar documentos físicos
A maioria das empresas ainda mantém registros em papel para tudo. O problema é que, sem uma boa organização, esse material ocupa espaço demais nos arquivos e gavetas e você pode acabar levando muito tempo para encontrar um documento importante.
Se essa é a realidade da sua empresa, veja algumas ações simples que podem ajudar:
1. Classifique os arquivos em categorias
O primeiro passo para uma boa organização da papelada é fazer uma divisão em categorias que façam sentido com a maneira como sua empresa trabalha. Entre os possíveis critérios para essa tarefa, podemos citar:
- ano e mês de emissão;
- tipo do documento (contratos, notas fiscais, etc);
- departamento (financeiro, RH, contabilidade, etc);
- nome do cliente;
- número da matrícula;
- CPF.
Esses são apenas alguns exemplos, mas o importante é que esse tipo de segmentação economize tempo. Quanto mais objetiva for a classificação, mais fácil será encontrar o arquivo quando ele for necessário.
2. Estabeleça padrões de organização
Considere os documentos que precisam ser acessados com maior frequência para organizar o espaço disponível. Além disso, é possível utilizar diversos materiais para facilitar o acesso e manter os papéis sempre protegidos e organizados:
3. Crie uma rotina de organização
Para que os arquivos permaneçam organizados, é necessário estabelecer métodos de controle de acesso, especialmente no caso dos documentos sigilosos. A rotina de organização também diz respeito aos cuidados com a limpeza do local, algo essencial para preservar os materiais.
4. Elimine arquivos desnecessários
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) traz normas específicas sobre o descarte de documentos e uma das recomendações é acompanhar o prazo de guarda determinado para cada tipo de arquivo.
Quando chega o momento de eliminar os papéis obsoletos, também é necessário ter atenção à forma como isso é feito. Uma das decisões mais importantes nesse sentido é escolher uma fragmentadora com o nível de segurança adequado. Isso evita que informações importantes fiquem expostas.
Dicas para organizar documentos digitais
O volume de documentos no formato digital cresce cada vez mais e a digitalização de arquivos físicos é uma das formas de economizar espaço. Em geral, a lógica de organização desse tipo de material é a mesma dos documentos físicos, mas com adaptações importantes:
1. Crie uma estrutura de pastas
Uma das maiores vantagens dos documentos digitais é a facilidade de organizá-los em pastas e movimentá-las de forma ágil e precisa. Mas para isso, você precisa estabelecer uma estrutura padronizada que facilite as consultas. A ideia é ter uma pasta-mãe e várias subpastas em níveis diferentes. Veja um exemplo simples:
Clientes (pasta-mãe) >> Cliente A (nível 1) >>
Notas Fiscais (nível 2) >> Ano (nível 3) >> Mês (nível 4)
Neste exemplo, depois que o padrão for estabelecido, basta replicá-lo sempre que houver um novo cliente. Assim, basta fazer com que toda a equipe conheça e aplique o padrão, evitando confusões e economizando tempo.
2. Padronize os nomes dos arquivos
Se você é aquela pessoa que salva um monte de arquivos com nomes genéricos na área de trabalho do computador, está na hora de mudar isso. Criar nomes padronizados é importante porque permite o uso de uma das funcionalidades mais úteis das plataformas digitais: os campos de pesquisa.
Para não se perder entre vários arquivos com o nomes como “img1598491941498” ou “Contrato – versão 2 – final”, estabeleça uma estrutura fixa. Confira o exemplo:
[Nome do cliente] Palavra-chave – Data
A palavra-chave seria o tipo de documento. Vale ressaltar que você deve pensar em um formato que se adapte ao que sua empresa trabalha. O importante é que os nomes tenham identificadores que funcionem como as etiquetas de um arquivo físico.
3. Mantenha cópias de segurança
Muitas empresas correm riscos desnecessários por não manterem cópias dos documentos digitais. Se você tem arquivos importantes no seu computador, considere utilizar equipamentos como pen-drives e HDs externos para ter um backup. Para ter ainda mais segurança, use plataformas de armazenamento em nuvem, como o Google Drive.
Como você pode perceber, o que abordamos são ações que podem parecer trabalhosas em um primeiro momento, mas se tornam muito intuitivas e praticamente automáticas depois de algum tempo. Afinal, uma boa gestão de documentos físicos e digitais favorece a segurança jurídica da empresa e a limpeza do ambiente de trabalho.
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