Como fazer a gestão de documentos físicos e digitais?

 

Gestão de documentos físicos e digitais

Fazer negócios normalmente significa acumular muitos registros e, sem um gerenciamento adequado, esse grande volume de documentos dificulta a recuperação e resolução de problemas. 

Além disso, sua empresa pode se desviar do foco principal de sua atividades ou até mesmo fracassar. Portanto, para administrar sua empresa com eficiência, você precisa de um bom sistema de arquivamento. 

Isso significa criar uma política de organização de arquivos inteligente desde o início, tanto para os registros em papel quanto para os digitais, e depois mantê-los atualizados regularmente a partir de então.

Não são poucos os documentos que lidamos todos os dias. Como exemplo temos faturas, contratos, cotações, e-mails, memorandos e vários outros tipos de arquivos. 

Geralmente, eles são cruciais para o funcionamento das organizações e muitas vezes podem ser difíceis de serem recuperados nos mais tradicionais formatos de armazenamento ou no meio digital. A dificuldade de manusear os seus arquivos pode chegar até mesmo na simples ação de eliminar um documento. 

Não é a toa, que a gestão de documentos físicos e digitais é considerado um grande desafio para as empresas. 

O desafio da gestão de documentos físicos e digitais

Ao dar prioridade na gestão de documentos físicos e digitais, isso inclui tanto corporativo quanto pessoal, você precisa definir uma estratégia para lidar com esse “universo” de arquivos. Gestão de documentos físicos e digitias

Neste processo é preciso verificar como os documentos são reunidos, processados, armazenados e excluídos. Mapear estruturas e processos são os primeiros passos a serem dados para encontrar a melhor forma de gerenciar seus arquivos físicos e digitais. 

Organizando arquivos digitais

A digitalização dos seus arquivos tornou a manutenção de documentos mais rápida, fácil, segura e precisa. 

Toda empresa deve manter cópias digitais de todos os registros em papel, a menos que tenha uma boa razão para não fazê-lo. Para configurar um bom esquema de arquivos para seus registros eletrônicos, use um servidor dedicado e seguro, programando backups de rotina, preferencialmente em outro local físico, para caso o computador falhe ou todo o seu escritório sofra danos causados ​​por um desastre. 

No servidor, crie pastas de arquivos para todos os tipos básicos de registros, como folhas de pagamento, documentos fiscais, contas a receber e a pagar, etc. Caso necessário, use subpastas para criar uma organização mais detalhada. 

O seu objetivo organizacional deve ser a recuperação rápida e intuitiva de qualquer registro específico.

Organizando arquivos em papel

Como um legado de práticas comerciais, a maioria das empresas ainda mantém registros em papel de tudo. 

Às vezes, a cópia de um documento em papel tem força legal de um original, como um contrato de arrendamento executado. Em qualquer caso, ao mesmo tempo em que se esforça para evitar a burocracia desnecessária, você precisa estabelecer um bom sistema de armazenamento para seus arquivos. 

Invista em uma série de gabinetes de arquivos e organize-os de acordo com os tipos de registros que você deve manter, condicione juntos os tipos básicos de registros e usando pastas e para separar arquivos individuais. 

Não permita que diferentes tipos de documento se misturem nos mesmos arquivos. Rotule os gabinetes claramente, para que você saiba onde ir tanto para armazenar ou para recuperar qualquer registro específico. 

Por fim, deixe muito espaço extra nos gabinetes para que você possa alcançar com êxito o objetivo de organizar todos os seus documentos físicos.

Gestão de documentos físicos e digitais

 Rapidez e eficiência na gestão de documentos físicos e digitais

Trabalhe com mais rapidez e eficiência. Nas empresas modernas, a produtividade não pode ser melhorada trabalhando apenas adicionando mais horas. 

É fundamental que você tome medidas para permitir que seus funcionários trabalhem de maneira mais inteligente, e não na forma mais difícil, e faça os mesmos trabalhos em menos tempo.

Seja na forma de documentos físicos ou digitais, sigilosos ou confidenciais, eles precisam ser gerenciados, protegidos e manipulados com responsabilidade, especialmente se os dados contiverem informações pessoais. 

Por essa razão, não pense duas vezes antes de implementar formas seguras de fazer a gestão de documentos físicos e digitais.

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