Toda empresa tende a acumular muitos documentos físicos e digitais, mas quando não há métodos de gestão de espaço físico adequados, o ambiente de trabalho pode se tornar uma bagunça e ter o foco principal de suas atividades desviado. Neste post do Tilibra Express, reunimos ótimas dicas para otimizar a organização e o armazenamento dos seus arquivos. Confira a seguir:
Por que é importante organizar arquivos físicos?
Se seus documentos físicos ainda não foram digitalizados, organizá-los adequadamente deve ser sua primeira prioridade. Guardar papéis com dados importantes de forma desordenada é o erro mais comum que pode comprometer sua integridade e o acesso às informações.
A verdade é que a organização de arquivos físicos garante controle, segurança e prevenção contra extravios, ainda mais no ambiente corporativo. Essa prática é capaz de agilizar processos internos, melhorar a eficiência de setores administrativos e elevar a produtividade das equipes, como o RH, ao simplificar a gestão diária.
Dicas para organizar documentos físicos
A maioria das empresas ainda mantém registros em papel para tudo. O problema é que, sem uma boa organização, esse material pode ocupar muito espaço nos arquivos e nas gavetas e, com isso, você pode acabar levando muito tempo para encontrar um documento importante. Se essa é a realidade da sua empresa, veja algumas ações simples que podem te ajudar:
1. Classifique os arquivos em categorias
O primeiro passo para fazer uma boa organização da papelada é dividi-la em categorias que façam sentido com a maneira como sua empresa trabalha. Entre os possíveis critérios para essa tarefa, podemos citar:
- Ano e mês de emissão;
- Tipo do documento (contratos, notas fiscais, etc.);
- Departamento (financeiro, RH, contabilidade, etc.);
- Nome do cliente;
- Número da matrícula;
- CPF.
Esses são apenas alguns exemplos, mas o importante é que esse tipo de segmentação economize tempo. Quanto mais objetiva for a classificação, mais fácil será encontrar o arquivo quando for necessário!
2. Estabeleça padrões de organização
Considere os documentos que precisam ser acessados com maior frequência para organizar o escritório com assertividade. Além disso, é possível usar diversos materiais para facilitar o acesso e manter os papéis sempre protegidos e organizados:
- Caixas organizadoras;
- Pastas;
- Etiquetas;
- Envelopes.
3. Crie uma rotina de organização
Para que os arquivos permaneçam organizados, estabeleça métodos de controle de acesso, especialmente no caso dos documentos sigilosos. A rotina de organização também diz respeito aos cuidados com a limpeza do local, algo essencial para preservar os materiais.
4. Elimine arquivos desnecessários
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) traz normas específicas sobre o descarte de documentos e uma das recomendações é acompanhar o prazo de guarda determinado para arquivos físicos e digitais.
Quando chega o momento de eliminar os papéis obsoletos, também é necessário ter atenção à forma como isso é feito. Uma das decisões mais importantes nesse sentido é escolher uma fragmentadora com o nível de segurança adequado. Isso evita que informações importantes fiquem expostas a terceiros!
Por que é importante organizar arquivos digitais?
A organização de arquivos digitais, apesar de ser importante, ainda é frequentemente negligenciada, o que transforma a busca por documentos em uma tarefa caótica e demorada. A desordem causada compromete o rendimento dos funcionários, já que horas estratégicas são perdidas em buscas improdutivas que poderiam ser voltadas a outras atividades mais importantes.
Dicas para organizar documentos digitais
O volume de documentos no formato digital cresce cada vez mais e a digitalização de arquivos físicos é uma das formas de economizar espaço. Em geral, a lógica de organização desse tipo de material é a mesma dos documentos físicos, mas com adaptações importantes:
1. Crie uma estrutura de pastas
Uma das maiores vantagens dos documentos digitais é a facilidade de organizá-los em pastas e movimentá-los de forma ágil e precisa. Porém, para isso, você precisa estabelecer uma estrutura padronizada que facilite as consultas. A ideia é ter uma pasta-mãe e várias subpastas em níveis diferentes. Veja um exemplo simples:
Clientes (pasta-mãe) >> Cliente A (nível 1) >>
Notas Fiscais (nível 2) >> Ano (nível 3) >> Mês (nível 4)
Neste exemplo, depois que o padrão for estabelecido, basta replicá-lo sempre que houver um novo cliente. Assim, basta fazer com que toda a equipe conheça e aplique o padrão para evitar confusões e economizar tempo.
2. Padronize os nomes dos arquivos
Se você é aquela pessoa que salva um monte de arquivos com nomes genéricos na área de trabalho do computador, está na hora de mudar isso. Criar nomes padronizados é importante porque permite o uso de uma das funcionalidades mais úteis das plataformas digitais: os campos de pesquisa.
Para não se perder entre vários arquivos com nomes como “img1598491941498” ou “Contrato – versão 2 – final”, estabeleça uma estrutura fixa. Confira o exemplo:
[Nome do cliente] Palavra-chave — Data
A palavra-chave seria o tipo de documento. Vale ressaltar que você deve pensar em um formato que se adapte ao que sua empresa trabalha. O importante é que os nomes tenham identificadores que funcionem como as etiquetas de um arquivo físico.
3. Mantenha cópias de segurança
Muitas empresas correm riscos desnecessários por não manterem cópias dos documentos digitais. Se você tem arquivos importantes no computador, considere usar equipamentos como pen drives e HDs externos para ter um backup. Para ter ainda mais segurança, use plataformas de armazenamento em nuvem.
Como a gestão de documentos ajuda no dia a dia?
Com a gestão de documentos físicos e digitais, você terá mais produtividade e menos complicação. Na correria da rotina empresarial, tempo e organização são os protagonistas. É por isso que essa gestão é eficiente, pois simplifica processos, protege informações e facilita a comunicação. Confira abaixo os benefícios que transformam a rotina com resultados:
- Acelera a busca por documentos, além de centralizar os arquivos em um único local e eliminar horas perdidas com procuras;
- Organiza de forma inteligente os arquivos, pastas categorizadas e classificá-las por prioridade para simplificar o acesso e a gestão do acervo;
- Quando os arquivos estão todos organizados e categorizados, o acesso a eles fica disponível com facilidade à equipe, o que viabiliza a colaboração e mantém o fluxo de trabalho;
- A organização de documentos protege os dados e reduz riscos de perder informações críticas com armazenamento inadequado.
Como você pôde perceber, abordamos ações que podem parecer trabalhosas em um primeiro momento, mas que se tornam muito intuitivas e praticamente automáticas depois de algum tempo. Afinal, uma boa gestão de documentos físicos e digitais favorece a sua segurança jurídica ou da empresa, além de manter o seu ambiente de trabalho organizado.
Agora que você já sabe como fazer a gestão correta de documentos físicos e digitais, não deixe de navegar pelo blog do Tilibra Express. Confira mais 6 materiais para organizar sua mesa de trabalho e torne seu dia a dia mais prático e produtivo!
