Na correria do dia a dia, muitas empresas não dão a devida importância para o armazenamento de documentos sigilosos. Contudo, a falta de processos adequados pode abrir muitas brechas para perda de informações e gerar uma série de problemas jurídicos.
Esse tema ganhou ainda mais relevância dentro das organizações depois que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor. Neste artigo, você vai entender melhor quais são os principais documentos sigilosos e como se organizar para que os procedimentos de armazenamento se tornem simples e funcionais. Confira!
Diferença entre documentos sigilosos, ostensivos e restritos
Primeiramente, é necessário deixar claro que além dos documentos sigilosos, há outras duas categorias que costumam confundir muita gente: os documentos ostensivos e os documentos restritos. Veja o que diferencia de cada tipo:
Documento ostensivo
O documento ostensivo é aquele que pode ser divulgado publicamente sem qualquer prejuízo para a empresa, pois não tem informações que possam gerar algum risco. Isso quer dizer que ele é o oposto de um documento sigiloso.
Documento restrito
O documento restrito é o que não deve ser de conhecimento público, mas pode ser acessado por quem faz parte da empresa. Entram nessa categoria aquelas informações que os funcionários tomam conhecimento, mas que não devem ser compartilhadas com clientes ou fornecedores, por exemplo.
Documento sigiloso
O documento sigiloso, por sua vez, é o que exige medidas rigorosas de segurança. Seu teor só pode ser conhecido por um grupo limitado de pessoas, por isso, as empresas estabelecem políticas com diferentes níveis e permissões de acesso. Em muitos casos, somente os colaboradores de um setor específico podem manipular essas informações.
5 tipos de documentos sigilosos mais importantes
Como vimos, os documentos sigilosos contêm informações críticas e devem ser bem protegidos. Neste tópico, listamos aqueles que merecem uma atenção especial:
1. Informações bancárias
Se alguém conseguir obter acesso aos seus dados financeiros, poderá roubar sua identidade, criar ou roubar contas bancárias e cartões de crédito em seu nome.
De fato, há toda uma indústria criminosa dedicada à prática de extrair números de cartão de crédito, PINs, códigos de segurança de cartões e senhas bancárias de vítimas inocentes.
Neste caso, todas as informações bancárias, sejam elas pessoais ou corporativas, devem ser consideradas como sigilosas e passar por rigorosos processos de armazenamento e descarte.
2. Declarações fiscais
Seja você um funcionário ou o dono de seu próprio negócio, manter registros fiscais é uma exigência legal. Ter as declarações e os recibos em ordem facilita processos de auditoria e agiliza a prestação de contas. Segundo a legislação atual, você deve manter os documentos fiscais e seus comprovantes por pelo menos cinco anos, a partir da data em que apresentar sua declaração de imposto.
3. Informações dos clientes
No âmbito empresarial, os dados do cliente são as primeiras coisas a serem consideradas quando pensamos no armazenamento de documentos sigilosos. Entre eles, podemos incluir:
- nomes;
- endereços residenciais;
- dados de cartões de pagamento;
- números de previdência social;
- e-mails.
4. Dados dos empregados
Os dados dos funcionários são, em muitos aspectos, semelhantes às informações dos clientes. Além de nomes, endereços e de seguridade social de seus funcionários, a empresa tem informações bancárias e nomes de usuário e senhas de sistemas internos.
5. Contratos e documentos comerciais
Quando se trata de contratos, todos os detalhes devem ser tratados com máxima confidencialidade. Esse tipo de documento está repleto de informações comercialmente sensíveis, como:
- termos do acordo;
- valor dos serviços oferecidos/recebidos;
- nomes relacionados às partes envolvidas;
- números de documentos;
- endereços.
Como arquivar e armazenar documentos sigilosos com eficiência
Já que o armazenamento adequado de documentos sigilosos facilita o cumprimento de suas obrigações legais, ajuda a gerenciar melhor o fluxo de caixa e reduz até o estresse no momento de pagar impostos, vale a pena ter processos bem estruturados para isso. Veja algumas dicas para colocar em prática na sua empresa:
Defina as formas de arquivamento
É importante determinar formas específicas de arquivamento de acordo com o tipo de documento que você precisa armazenar. Especialmente no caso de conteúdos jurídicos ou administrativos, leve em consideração:
- o tempo de armazenamento exigido por lei;
- necessidades de manuseio segundo os processos internos;
- se são documentos apenas em formato físico ou se há cópias digitais.
Estabeleça os locais de armazenamento
O espaço físico em que os documentos serão mantidos deve ser escolhido com cuidado para facilitar o manuseio quando necessário. Considere as condições de ventilação e temperatura, que podem degradar os papéis ao longo do tempo, e facilite a organização do escritório com acessórios como:
Crie regras de acesso aos documentos sigilosos
Como já mencionamos, a proteção de documentos sigilosos exige a definição de regras de acesso. Para que elas sejam úteis de fato, é necessário considerar como as diferentes áreas interagem de acordo com os processos internos. Além disso, é importante estabelecer procedimentos padronizados e treinar os colaboradores para assegurar que eles sejam seguidos.
Padronize a nomenclatura dos documentos
A nomenclatura dos documentos é um dos aspectos em que a padronização se mostra essencial. Afinal, se cada um nomeia os arquivos de um jeito diferente, fica muito mais difícil organizá-los e localizá-los. O ideal é criar um formato que faça sentido para a rotina da sua empresa e, de preferência, tenha ao menos um tipo de identificador único, que pode ser:
- o nome do departamento;
- o nome do cliente;
- a data de criação do documento;
- o número da versão;
- um código;
Descarte de documentos sigilosos
Os cuidados com documentos sigilosos não terminam com o armazenamento, pois você poderá eliminá-los em algum momento. Inclusive, já temos um artigo aqui no blog com várias dicas para fazer o descarte de documentos do jeito certo.
No caso dos documentos físicos, suas principais aliadas são as fragmentadoras de papel, que trazem muita praticidade para o dia a dia do escritório e ajudam tanto no descarte adequado quanto nos procedimentos de reciclagem de papel.
Na Tilibra Express, você encontra tudo que precisa para tornar seu dia a dia no trabalho muito mais prático. Acesse nossa loja virtual, compre online sem complicação e conte com a qualidade de uma marca líder de mercado!
Sua empresa está em conformidade com a LGPD? Clique aqui para saber a resposta.
