A pandemia acelerou a entrada de novas tecnologias em trâmites jurídicos e administrativos que antes necessitavam de documentos e assinaturas físicas. Para se manter em funcionamento durante o período de quarentena, escritórios de diferentes segmentos otimizaram serviços por meios digitais, o que deu muito certo para agilizar procedimentos. Mas, antes de sair digitalizando tudo e pensar no descarte de documentos físicos, é preciso levar em conta requisitos legais baseados nas normas exigidas pelo Decreto 10.278/2020.
O que diz a lei de descarte de documentos?
O texto estabelece requisitos técnicos para transformar documentos físicos em digitais com objetivo de que tenham os mesmos efeitos legais dos originais, sejam eles públicos ou privados. De acordo com o artigo 4º, os procedimentos e tecnologias utilizados na digitalização devem assegurar:
- integridade e a confiabilidade;
- rastreabilidade e a auditabilidade;
- garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
- confidencialidade, quando aplicável.
Saiba o que não pode ser digitalizado
O decreto também cita documentos que não podem ser convertidos digitalmente, como:
- nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
- referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
- microfilmes;
- audiovisuais;
- documentos de identificação e de porte obrigatório.
Descarte de documentos físicos após digitalizados
A dúvida mais recorrente é possível eliminar a papelada depois de passar tudo para o ambiente digital, certo? Segundo o artigo 9º, se o processo de digitalização estiver em conformidade com as orientações estabelecidas, você pode fazer o descarte de documentos físicos, exceto os com conteúdo de valor histórico.
Em nosso blog você pode conferir artigos sobre como fazer o descarte de documentos físicos de maneira segura. Acesse aqui!
