Que a bagunça é inimiga da produtividade, isso todo mundo já sabe, não é verdade? Mas, na correria do dia a dia, nem sempre dá tempo de deixar tudo em ordem. A organização de escritório fica sempre para o final do ano e você tem um trabalhão para encontrar aquele arquivo que se perdeu no meio da papelada…
Se você se identificou com essa situação, continue lendo este artigo e aprenda várias maneiras bem legais para deixar seu espaço de trabalho mais organizado e confortável!
1. Um lugar para cada coisa…
Admita: você já usou as gavetas só para esconder a bagunça e ter a sensação de que o ambiente está mais limpo. Sim, a tentação de fazer isso é grande, mas já parou para pensar nos efeitos a longo prazo? E o trabalho que dá para encontrar aquele objeto que você nem lembra para onde foi?
No fim das contas, faz muito mais sentido estabelecer lugares fixos para guardar o que é importante. Isso ajuda a transformar a organização em um hábito, como prega o famoso 5S, um programa de gestão de qualidade criado no Japão para aperfeiçoar e desenvolver melhorias em organização, limpeza e padronização.
O 5S é baseado em cinco sensos que ajudam a ter um método eficiente de organização:
- Senso de Utilização: avaliar tudo o que realmente é necessário;
- Senso de Ordenação: identificar e organizar o que você conferiu como essencial no primeiro passo;
- Senso de Limpeza: menos é mais! Descarte os itens desnecessários;
- Senso de Padronização: agora, facilite sua busca. Eleja espaços para cada material;
- Senso de Autodisciplina: torne essas atitudes um hábito.
2. …e cada coisa em seu lugar
Com base nos conceitos do 5S, depois de avaliar o que é útil ou desnecessário para o seu trabalho, você precisa escolher o lugar certo para guardar cada item. Se tiver mais de uma gaveta disponível, ordene os espaços por importância: os itens mais utilizados ficam na primeira, que é mais fácil de acessar. Os menos utilizados ficam nas demais.
No caso de itens menores, como lápis, caneta e borracha, é melhor guardar em um porta-canetas do que deixá-los soltos pela mesa.
Quando a lógica do “um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar” virar um hábito, vai ficar muito mais fácil deixar tudo arrumadinho, e isso vai economizar um bom tempo. Acredite: no final do ano você entenderá exatamente do que estamos falando!
3. Santa pasta!
A organização de arquivos físicos é um cuidado necessário para qualquer rotina e se tornou ainda mais importante com as normas impostas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Quanto mais arrumado o seu arquivo, menor será o tempo perdido procurando papéis urgentes. Além disso, a atitude também ajuda a evitar o excesso de folhas em cima da sua mesa de trabalho ou perdidas em diversas gavetas.
Para começar, separe a papelada por categorias. Você pode escolher pastas de cores diferentes para segmentar notas fiscais, boletos, arquivos pessoais e outros tipos de folhas que você precise arquivar por um prazo maior. O objetivo é facilitar uma busca futura.
4. Bata o olho e lembre de tudo
O quadro branco é um excelente item para organização de escritório porque incentiva a comunicação objetiva e permite um planejamento eficaz, sem perigo de esquecimentos. Com essa gestão visual é possível reduzir falhas que atrapalham o andamento de alguma atividade e facilitar o acompanhamento e atualização de tarefas.
5. Prendedores e clipes de papel
Você precisa juntar folhas, mas não pode furá-las e nem deixá-las marcadas? Então, pronto! Use o prendedor ou clips de papel. Os produtos são indicados para não danificar seus arquivos.
6. Caixas organizadoras
Se você não tem muito espaço nas gavetas, uma estratégia é usar as caixas organizadoras. Além de ajudarem no armazenamento seguro de arquivos, também podem decorar o ambiente. Escolha as que mais combinam com o estilo do seu escritório e aproveite para deixar o espaço mais bonito!
7. Impressos e livros contábeis
Os impressos padronizados e livros contábeis também contribuem para organização de escritório. Entre os modelos disponíveis estão para recibos, talões, vales, guias trabalhistas, formulários, fichas, controle de caixa, cartões de ponto, livros ata, registro de arquivos, protocolos de correspondência e inspeção de trabalho.
8. Fragmentadora
O equipamento é a forma mais segura para descartar arquivos desnecessários. Com opções de corte em tiras, microcorte e supercorte em partículas, a fragmentadora impede qualquer tipo de leitura.
Mais que uma aliada da organização, a fragmentadora contribui para a sustentabilidade nas empresas ao reduzir custos e facilitar a reciclagem.
9. Lixo é no lixo
Lembra do senso de limpeza do 5S? Nada de guardar notinhas, rascunhos ou outros papéis sem importância nas gavetas. Usou, acabou a utilidade, vai para o lixo na hora. Essa regra vale ouro!
Com tudo no lugar certo, você notará que o seu dia começará bem diferente, com sensação de mais controle e tranquilidade.
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