Como fazer a trituração de documentos sigilosos corretamente

Trituração de arquivos sigilosos

Vamos começar o artigo imaginando o seguinte cenário: durante vários meses, seja no trabalho ou em casa, você acumulou uma pilha de documentos e correspondências que precisam ser eliminadas.

São contas que foram pagas, recibos, cópias de contratos de clientes, informações bancárias, de cartão de crédito, médicas e legais, senhas e até mesmo assinaturas. Ou seja, são documentos que contêm informações importantes, consideradas sigilosas, tanto para o seu negócio, quanto para seus clientes.

A pergunta que surge nesse momento é: como descartá-los com segurança, sem divulgar informações pessoais e corporativas, de forma eficiente e rápida?

Queimar pode até ser uma opção óbvia, mas concorda que não é a mais inteligente?

Trituração de arquivos sigilosos

A tecnologia ainda não eliminou o uso de papéis

Embora tenhamos avançado bastante no uso de documentos digitais para diferentes segmentos do mercado, o papel ainda é importante e estratégico na realização dos mais variados tipos de negócios, tanto em âmbito pessoal, quanto empresarial.

Esses documentos muitas vezes contêm informações sensíveis e podem causar grandes problemas se caírem em mãos erradas. Se compararmos ao contexto digital, podemos pensar em vazamentos de dados, fraudes, ataques virtuais e outras formas de desvios de dados.

Caso seus documentos sigilosos forem roubados, o criminoso poderá usá-las para solicitar um cartão de crédito em seu nome ou do seu cliente e ir às compras, deixando a conta para pagar.

Uma hipótese ainda pior: a identidade roubada pode ser usada para conduzir atividades ilegais, como o uso em pornografia infantil, tráfico de drogas ou furto generalizado.O resultado disso pode ser a polícia batendo em sua porta com um mandado para prendê-lo.

Muitas pessoas mantêm documentos pessoais e profissionais com dados sigilosos por muitos anos com o intuito de guardar informações próprias, de clientes ou de negócios. No entanto, em determinado momento, é preciso descartar documentos obsoletos e criar mais espaço em seus arquivos, seja em casa ou no escritório.

Se essa é a sua situação, separamos algumas dicas importantes de como se livrar dos documentos acumulados.

Fragmentado de papeis sigilosos

5 passos para fazer a trituração de documentos sigilosos corretamente

Vamos usar a tecnologia a nosso favor. Nada de queimar papel, gerando impactos negativos ao meio ambiente ou fazer o trabalho de forma manual. Confira algumas dicas que se aplicam ao uso de fragmentadoras de papel:

  1. Saiba o momento certo para fazer a trituração de documentos sigilosos

Muitas empresas são obrigadas por lei a manter informações confidenciais de clientes, bem como dados de funcionários ou da empresa por um período mínimo.

Existem inúmeros registros de negócios que devem ser mantidos, que podem incluir contratos de funcionários, documentação de empréstimos comerciais, registros de litígios, bem como relatórios gerais de despesas e registros, incluindo despesas gerais e honorários de consultoria profissional.

Verifique a legislação que determina quais documentos precisam ser mantidos e por quanto tempo.

  1. Compre um triturador de papel adequado a sua demanda

Existem fragmentadoras de papel de diversos preços, tamanhos e funcionalidades. Quanto mais eficaz o equipamento, maior volume de documentos ele pode cortar.

Se atente a outro ponto importante, principalmente quando se trata de documentos sigilosos: quanto mais triturado o papel, maior será a eficiência no processo de descarte de documentos, já que todos os dados considerados sensíveis serão eliminados.

  1. Examine seus documentos para determinar as partes consideradas sensíveis

Se você quiser manter partes dos documentos, removendo apenas as informações sigilosas, há várias coisas que podem ser feitas. Uma delas é usar uma tesoura para cortar as partes sensíveis que deseja remover.

Algumas fragmentadoras contam com uma função que favorece ainda mais a segurança de dados em seu escritório. Além do benefício da trituração de documentos sigilosos, elas possuem o corte em partículas, o que impede qualquer tipo de leitura posterior dos papéis fragmentados.

  1. Crie uma política de retenção

Essa dica é uma extensão da orientação sobre determinar quais documentos precisam ser mantidos e seu limite de tempo.

Com uma política de retenção é possível definir a restrição do número de pessoas que têm acesso aos documentos sigilosos e locais de armazenamento. É fundamental ter um compromisso estabelecido em toda a empresa com essa prática.

  1. Marque claramente uma data de destruição

A data de destruição deve estar claramente marcada em todos os registros armazenados.

Todas as caixas de arquivos devem conter listas completas de seus conteúdos em um ponto visível na parte externa da caixa, para que seja facilmente identificável. Isso ajuda inclusive em auditorias de segurança e conformidade às legislações de proteção de dados, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

A maioria de nós sabe sobre os perigos de jogar fora documentos sigilosos com o resto do lixo. A ideia de criminosos vasculharem lixeiras ou depósitos em busca de dados pessoais pode parecer improvável, mas o roubo de identidade e o crime envolvendo dados pessoais como informações bancárias e de cartão de crédito roubados são um grande negócio.

Felizmente, você pode reduzir muito o risco de ser vítima. As fragmentadoras são itens ideais para o descarte de documentos sigilosos. Na Tilibra você compra online fragmentadoras de papel de uso pessoal. Acesse agora mesmo e compre online.

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