Antes de mais nada…
Vamos começar o artigo “Como fazer a trituração de documentos sigilosos corretamente” imaginando o seguinte cenário: durante vários anos, seja no trabalho ou em casa, você juntou uma pilha de documentos e correspondências e agora não sabe o que fazer com toda essa papelada antiga.
Realmente a lista é grande. Nos seus armários e gavetas há recibos de pagamento de contas, cópias de contratos de clientes, dados bancários e de cartão de crédito, registros médicos e jurídicos, bem como senhas e diversas assinaturas. Ou seja, uma variedade de documentos com informações sigilosas, tanto para o seu negócio quanto para seus clientes.
A pergunta que não quer calar: como descartar tudo isso de forma segura e rápida, sem o risco de alguém conseguir acessar? Rasgar até pode até ser uma opção, mas concorda que não é a mais eficiente? Então, o que fazer? Continue a leitura para saber!
Qual é o momento certo para fazer a trituração de documentos sigilosos?
Primeiramente, verifique a legislação que determina quais documentos precisam ser mantidos e por quanto tempo. Isso porque, existem inúmeros registros de negócios que devem ser mantidos, incluindo contratos de funcionários, documentação de empréstimos comerciais, registros de litígios, despesas gerais e honorários de consultoria profissional. Por isso, antes de sair fazendo a limpeza dos seus arquivos, tenha certeza do que você pode ou não mandar para o lixo.
Compre um triturador de papel adequado para sua demanda
Atualmente, no mercado existem fragmentadoras de papel de diversos preços, tamanhos e funcionalidades com objetivo de garantir a rapidez na eliminação dos seus papéis. Alguns modelos, por exemplo, contam com uma função que favorece ainda mais a segurança de dados de seu escritório. Além do benefício da trituração, oferecem opção de corte em partículas para impedir qualquer tipo de leitura.
Crie uma política de retenção
Essa medida ajuda a restringir o número de pessoas com acesso a documentos sigilosos e locais de armazenamento.
Por fim, marque uma data para trituração dos documentos
- A data de destruição deve estar marcada em todos os registros armazenados. Pra facilitar a identificação, todas as caixas de arquivos devem conter listas completas de seus conteúdos em um ponto visível na parte externa. Isso ajuda inclusive em auditorias de segurança e conformidade às legislações de proteção de dados, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
- As fragmentadoras são ideais para o descarte de documentos sigilosos.
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