Como garantir que seu escritório esteja em conformidade com a LGPD

Os requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) aplicam-se ao processamento e armazenamento de dados pessoais, e isso significa que a proteção de dados deve ser uma prioridade para todas as organizações, independente do seu tamanho ou segmento.

A LGPD define altos padrões em termos de privacidade, segurança e conformidade. Na prática, isso quer dizer que o não cumprimento dos requisitos definidos pela lei, pode levar ao fechamento do seu escritório em virtude das multas aplicadas.

Certamente esse é o tipo de risco que você não quer correr. E por isso, temos algumas dicas importantes de como garantir que seu escritório esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.

A nova legislação entra em vigor em 2020, e por isso, ainda dá tempo de organizar seu escritório e evitar multas que podem chegar até R$ 50 milhões por infração.

A importância da gestão de documentos e a adequação da LGPD

Ao definir rigorosos requisitos sobre o uso de dados pessoais, a LGPD basicamente define como as informações de clientes, funcionários e até fornecedores devem ser processados, armazenados e descartados em sua empresa, sejam eles no formato físico ou digital.

Como um escritório, a exemplo de segmentos como direito, contabilidade, arquitetura e engenharia, é preciso seguir as diretrizes da lei que foram elaboradas em torno de 6 princípios básicos:

  1. Transparência como os dados pessoais são processados, usados e descartados;

  2. O processamento de informações pessoais é limitado a propósitos específicos e bem fundamentados;

  3. A coleta e o armazenamento de informações pessoais são apenas para fins do negócio;

  4. Os indivíduos têm o direito de pessoalmente corrigir ou remover dados;

  5. O armazenamento de dados pessoais identificáveis ​​é limitado ao objetivo pretendido e somente pelo tempo que for necessário;

  6. Os dados pessoais devem ser protegidos por métodos de segurança apropriados, incluindo o seu descarte.

Para atender a esses princípios, é preciso ter claro em que momento do seu ciclo de trabalho informações pessoais são coletadas, processadas, armazenadas e até mesmo descartadas. Esses dados podem incluir, por exemplo:

  • Bancos de dados de clientes;

  • Formulários de contato;

  • Conteúdo de e-mail;

  • Fotos;

  • Gravações de câmeras de segurança;

  • Contratos, incluindo rascunhos e cópias;

  • CDs e DVDs de backup;

  • Fichas de RH ou currículos (CV).

Muito se fala em proteção digital, afinal seguimos uma tendência natural de termos uma boa parte dos documentos no formato digital, porém, vale lembrar que nos pequenos escritórios ainda é uma prática o uso de papel em seus processos de trabalho.

Por falar em processos de trabalho, de que forma você descarta seus documentos físicos? Sejam eles rascunhos, cópias de documentos, contratos, contas, etc.

Você sabia que seu lixo pode ser um risco para a proteção e privacidade de dados e pode gerar uma pesada multa ao seu escritório?

Por que triturar documentos é tão importante para a proteção e privacidade de dados

Com a LGPD, toda organização tem a responsabilidade legal de proteger informações confidenciais e descartar material confidencial com segurança.

Um fragmento de informações da folha de pagamento, um rascunho de proposta ou contrato do cliente, a cópia de um processo ou um currículo de um candidato ou funcionário podem estar infringindo os requisitos definidos pela LGPD.

Com enormes penalidades financeiras em jogo e a sobrevivência do seu negócio em risco, é vital que as informações confidenciais sejam descartadas corretamente.

Sendo assim, a destruição correta de documentos deixa seu escritório livre de incidentes relacionados ao roubo e vazamento de dados.

Como escolher a fragmentadora certa para o seu escritório

Selecionar a fragmentadora de documentos depende de vários fatores, desde o tipo de uso, o nível de segurança, o volume de documentos e outras características que podem influenciar na escolha do equipamento.

Um dos maiores erros cometidos pelos gestores em seus escritórios é comprar um equipamento que não atenda às suas necessidades. Por exemplo, comprar um fragmentadora de uso pessoal quando a demanda de documentos exige uma máquina para trabalhos maiores.

Para as necessidades de segurança, por exemplo, uma fragmentadora de documentos de micro cortes é a melhor opção para destruir informações confidenciais e para atender aos requisitos da LGPD.

Basicamente, existem três níveis de segurança que devem ser verificados na escolha da fragmentadora a ser utilizada no seu escritório:

  • Corte em tiras;

  • Corte transversal;

  • Corte em partículas;

  • Microcorte.

  • Supercorte em partículas.

O nível de segurança determina quantas tiras ou partículas uma folha será fragmentada.

Uma fragmentadora de corte de tiras é ótimo, mas recomenda-se triturar com pelo menos um triturador de corte transversal, para descartar documentos no tamanho de papel padrão utilizados nos escritórios, normalmente folha A4.

Profissionais e escritórios de diferentes negócios que coletam e gerenciam informações pessoais devem protegê-las contra o uso indevido de documentos e respeitar os direitos do proprietário dos dados.

Você está procurando uma conformidade da LGPD, não deixe conferir os dispositivos de segurança, um exemplo de modelos de fragmentação e de segurança da Tilibra Express. Confira mais dicas no blog da Tilibra Express!

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