Você sabia que existe um método que organiza tarefas visualmente ao usar quadros ou cartões para mostrar o que está em andamento, o que já foi finalizado e o que ainda precisa ser feito? Esse é o método Kanban, um modelo que ajuda equipes a enxergar erros, organizar o escritório e focar no que precisa ser feito!
No trabalho, esse método pode ser aplicado em quadros digitais, como o Trello, ou pode ser feito fisicamente com o auxílio de Tili Notes. A ideia é limitar o número de tarefas em progresso, evitar acúmulos e melhorar o fluxo de entregas com mais rapidez e eficiência. Neste post do Tilibra Express, você vai descobrir o que é o método Kanban com mais detalhes e como aplicá-lo no trabalho! Confira a seguir:
O que é o método Kanban?
Criado na década de 1940 pela Toyota, no Japão, o método Kanban surgiu como um sistema visual para gerenciar a produção de forma organizada. A palavra “kanban” significa “cartão” ou “sinalização” em japonês, o que define o método: usar cartões ou blocos adesivos em quadros para representar tarefas ou etapas do trabalho.
Esse modelo de organização foi adaptado para o universo corporativo moderno e se tornou uma das principais metodologias ágeis. Sua ideia é simples: tornar a rotina de trabalho visível e sem sobrecargas para garantir que cada etapa seja concluída antes de novas tarefas serem iniciadas. Muito prático, não é?
Como o método Kanban funciona?
O Kanban funciona com um quadro dividido em colunas que representam estágios do processo, como “A fazer”, “Em progresso” e “Concluído”. Cada tarefa é escrita em um cartão (físico ou digital) e movida entre as colunas conforme o trabalho avança.
A flexibilidade do método também permite que adaptações aconteçam! Equipes no trabalho podem usar quadros de cortiça, pranchetas, etiquetas e blocos adesivos do Tilibra Express — os Tili Notes — para visualizar tarefas. O segredo é a simplicidade: limite o número de tarefas em cada coluna, evite erros e mantenha o foco no que é prioritário.
Quais são os benefícios do método Kanban?
Usar o método Kanban traz muitos benefícios além de simplificar a gestão de tarefas: ele também eleva a eficiência por tornar os processos visíveis e adaptáveis. Entre os principais resultados estão a redução de erros, o aumento da produtividade e a melhoria contínua dos fluxos de trabalho. Entenda a seguir:
- Visibilidade das tarefas: todos os colegas de equipe enxergam o status das atividades, reduzindo falhas de comunicação;
- Identificação de erros: ao monitorar as tarefas que estagnam, é possível ajustar outras rapidamente;
- Aumento da produtividade: limitar tarefas em andamento evita que multitarefas improdutivas aconteçam;
- Adaptação a diferentes contextos: funciona para grandes equipes e para um controle individual (somente uma pessoa).
Aliás, a Agenda Executiva Diária do Tilibra Express pode complementar o método e permitir que anotações detalhadas sejam integradas ao quadro Kanban. Aproveite!
Onde o método Kanban pode ser aplicado?
O Kanban é capaz de se adaptar a todos os setores, além de organizar pequenas e grandes demandas corporativas. A versatilidade do seu método permite que ele seja aplicado em vários nichos, como:
- Desenvolvimento de software: os desenvolvedores usam quadros Kanban para gerenciar sprints, priorizar a correção de bugs e acompanhar o progresso de features;
- Marketing e relacionados: planejamento de campanhas, cronogramas de publicação de conteúdo e revisão de materiais são facilmente visualizados em colunas para evitar atrasos e acúmulo de tarefas;
- Pequenas empresas: lojas físicas ou e-commerces podem usar o método para organizar pedidos, além de controlar o estoque e o atendimento ao cliente com quadros simples, sem precisar de softwares caros;
- Educação: professores conseguem gerenciar o planejamento das aulas, correção de atividades e outros;
- Uso pessoal: além do trabalho, você pode planejar metas mensais e gerenciar tarefas domésticas.
Para empresas que querem agilidade, o Kanban é útil para o setor de consultorias, em que os clientes exigem organização e produtividade. A chave para o método Kanban ser efetivo está na customização: o quadro pode ter três colunas básicas até etapas detalhadas, como “Aguardando feedback” ou “Em teste”.
4 dicas para aplicar o método Kanban na sua rotina de trabalho!
Implementar o Kanban vai além de criar um quadro: exige disciplina e ajustes constantes. Confira estratégias para integrar o método à sua rotina, seja em equipe ou individualmente:
- Comece com um quadro simples: inicie com a criação de colunas básicas, como “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”. Adicione etapas específicas após o processo tomar forma e estar mais estruturado, por exemplo: “Revisão” ou “Entregue”. Evite quadros complexos no início para não perder o foco;
- Estabeleça limites para tarefas em andamento: defina um número máximo de atividades na coluna “Em Progresso”. Isso evita a sobrecarga e garante que cada tarefa seja finalizada antes de novas ganharem prioridade;
- Use esquema de cores: use cores ou blocos adesivos para destacar demandas urgentes. Por exemplo: vermelho para “alta prioridade”, amarelo para “média” e verde para “sem prioridade”;
- Revise o quadro diariamente: dedique 5 minutos no início e ao final do dia para mover tarefas, atualizar prazos e identificar erros. Faça reuniões curtas com as equipes para estabelecer prioridades.
O método Kanban é extremamente versátil e pode transformar a gestão de tarefas em um processo ágil e simplificado. Ao implementá-lo, priorize as demandas em andamento e faça revisões constantes. Agora que você já sabe o que é o método Kanban e como aplicá-lo na rotina, confira também a importância do coffee break no trabalho. Até lá!
