O material de escritório é indispensável para qualquer empresa, independentemente de seu tamanho ou segmento de atuação. Além de ser uma importante ferramenta de trabalho, a escolha correta dos itens de escritório ajuda a tornar o dia a dia mais leve, evitando distrações e aumentando a produtividade.
Preparamos esta lista com 13 itens de escritório que vão fazer toda a diferença na sua empresa ou home office. Para complementar, ainda temos dicas para mantê-los organizados e prolongar a durabilidade. Confira!
1. Agenda ou planner
Organização é fundamental em qualquer empresa, e não dá para depender somente da memória para lembrar de todos os compromissos e atividades da rotina corporativa. Por isso, a melhor solução para não esquecer uma data importante, alinhar todos os compromissos e atividades necessárias é ter sempre em mãos uma agenda ou planner.
Para quem prefere versões mais tradicionais, com linhas pautadas e indicação de horários, a agenda é a melhor opção. Já para aqueles que curtem algo mais personalizado, com visão semanal, aí vale investir em um planner mesmo.
Veja também: Tire sua dúvida: é agenda ou planner?
2. Caderno executivo
Muita gente ainda confunde o caderno executivo com a agenda e, de fato, eles são visualmente parecidos, mas contam com objetivos diferentes. O caderno executivo ou caderneta executiva — como alguns gostam de chamar — é um item mais elegante e profissional para anotar seus insights de reuniões e eventos.
A vantagem é que, por não ter folha datada, sobra mais espaço interno para anotações a longo prazo, além de desenhos e anexos para complementar suas ideias.
3. Bloco de notas adesivo
Nem sempre dá para confiar na nossa memória, né? Portanto, ter um bloquinho adesivo de fácil acesso na mesa é uma boa saída para anotar aquela ideia que surgiu do nada, tarefas urgentes ou um recado que precisa passar adiante.
Outra vantagem é que, por conta da superfície adesiva, dá para colar em qualquer lugar: na mesa de alguém, no monitor etc. É possível encontrar blocos adesivos em diferentes tamanhos, cores e formatos.
4. Caixas organizadoras e pastas
Uma das principais dificuldades no ambiente de trabalho é manter os documentos organizados. As caixas organizadoras tornam essa tarefa mais prática e ainda dão um toque especial na decoração do ambiente.
Na hora de escolher, prefira caixas grandes para itens mais volumosos e caixas pequenas para materiais menores, pois isso ajudará a usar melhor os espaços. Também é interessante usar etiquetas adesivas e marcadores permanentes para facilitar a identificação do conteúdo.
As pastas, por sua vez, são ideais para organizar papéis por categoria ou data, ainda, você pode separá-las por cores para facilitar a localização. Também é importante manter as que são utilizadas com mais frequência em locais de fácil acesso. Basta escolher as pastas que mais combinam com o estilo do seu escritório para deixar o espaço mais bonito e agradável.
5. Impressos padronizados
Para uma empresa ter vida longa e saudável, independentemente do porte, é necessário ter conhecimento de todas as entradas e saídas. Para isso, os impressos padronizados contribuem muito para a organização do fluxo diário. Veja os principais itens:
- Recibos;
- Vales;
- Fichas de controle de caixa;
- Cartões de ponto;
- Livros ata, fiscal e contábil.
Vale lembrar que o armazenamento de documentos sigilosos requer cuidados especiais, inclusive no descarte. E é aí que entra o próximo item da nossa lista de materiais para escritório.
6. Fragmentadora
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece diretrizes essenciais para a segurança da informação, que é uma preocupação crescente do mundo corporativo. Por isso, é recomendável o uso de uma fragmentadora para destruir papéis com informações sigilosas e evitar que elas caiam em mãos erradas.
Com opções de corte em tiras, microcorte e supercorte em partículas, esse tipo de equipamento impede qualquer tipo de leitura dos documentos. Para saber mais, vale a pena conferir nosso artigo sobre a diferença entre uma fragmentadora e uma picotadora de papel.
7. Clips de papel
Contratos, orçamentos, folhas de pagamento… é tanto papel que a gente precisa pensar em formas de otimizar e organizar tudo, não é? Para isso, os clips de papel são ótimas opções para agrupar aqueles documentos que estão em manuseio e não podem ser grampeados.
É possível encontrar desde clips em aço galvanizado padrão até itens de papelaria fofa, como os clips de coração e clips com pompom com cores variadas.
8. Grampeador
Se, por um lado, os clips de papel são práticos para prender e soltar, o grampeador é um ótimo acessório para fixar toda a papelada de forma prática e eficaz.
O único cuidado na hora da compra é em relação à capacidade de folhas do grampeador escolhido, pois há modelos de minigrampeador que suportam 12 folhas até grampeadores de mesa de 60 folhas ou 200 folhas.
9. Guilhotinas e refiladoras
Guilhotinas e refiladoras são úteis para quem precisa cortar papéis e documentos de forma precisa e rápida. Enquanto a primeira é indicada para cortes retos e em quantidades maiores de folhas, a última serve para cortar papéis plastificados e com acabamentos mais delicados.
Existem equipamentos mais versáteis que possibilitam até acabamentos ondulados, microperfurados e com vincos. Para ambientes de trabalho em que o uso será compartilhado e frequente, a dica é escolher guilhotinas e refiladoras mais resistentes e com bases maiores para o corte.
10. Plastificadora
A plastificadora é um equipamento utilizado para plastificar comunicados, crachás e outros materiais, impedindo que sejam danificados ou rasgados. Isso aumenta a durabilidade dos documentos e evita que você tenha que refazê-los com frequência.
A aplicação de uma película de plástico também protege materiais impressos de rasgos, amassados e manchas. Por isso, é uma ótima opção para conservar e impermeabilizar papéis importantes ou de uso frequente.
11. Quadro branco
O quadro branco é um item que vem sendo cada vez mais usado nos escritórios, pois ajuda na comunicação interna, na organização, na concepção de ideias e, ainda, estimula a criatividade durante reuniões e apresentações de projetos.
Para deixar seu espaço ainda mais dinâmico, é possível optar por um quadro branco magnético, combinando anotações com ímãs coloridos que decoram o ambiente quando ninguém está usando. Se quiser entender melhor sobre a ideia, vale conferir o post com dicas de como usar o quadro branco para se organizar no dia a dia.
12. Canetas variadas
Por fim, a gente não poderia deixar de falar das canetas! Seja para anotar nos blocos adesivos, na agenda ou assinar documentos importantes, é essencial ter uma boa caneta esferográfica preta ou azul, não é? E, como elas vivem se perdendo, a melhor opção para empresas é investir numa caixa ou blisters com canetas de diferentes cores.
Ainda falando em canetas, é legal deixar à disposição alguma caneta marca-texto para grifar informações importantes e, claro, se houver um quadro branco, precisa pensar em opções de marcadores para o quadro.
Como manter o material de escritório organizado?
Agora que você já sabe o que comprar para o escritório, confira algumas dicas rápidas e valiosas para fazer com que o material dure muito mais e para evitar perdas:
- Defina locais específicos para armazenar cada item, como gavetas, prateleiras ou armários;
- Organize as mesas mantendo sobre elas apenas o essencial;
- Limpe regularmente seus materiais e os guarde após o uso;
- Faça um inventário regularmente para saber o que precisa ser reposto.
Tudo isso contribuirá para um ambiente limpo e eficiente para todos. E se você acha que seu local de trabalho poderia ser melhor aproveitado, continue conosco e veja como conseguir mais espaço no escritório com a gestão de documentos. Até lá!
