Organização é fundamental para garantir produtividade e agilizar a rotina de trabalho. Mas antes de eliminar toda papelada do escritório, é importante conferir o que as leis sobre descarte de documentos orientam. Saiba mais!
O que é possível digitalizar para economizar espaço?
O Decreto 10.278/2020 estabelece requisitos técnicos para transformar documentos físicos em digitais com objetivo de que tenham os mesmos efeitos legais dos originais.
De acordo com o artigo 4º, os procedimentos e tecnologias utilizados na digitalização devem assegurar: integridade e a confiabilidade; rastreabilidade e a auditabilidade; garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado e confidencialidade, quando aplicável.
A norma também esclarece que documentos produzidos originalmente em formato digital; referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional; microfilmes; audiovisuais e registros de identificação e de porte obrigatório não podem ser convertidos digitalmente.
Por quanto tempo é necessário guardar o documento físico?
As leis sobre descarte de documentos determinam que registros fiscais, como imposto de renda, PIS/COFINS, notas, recibos, livros fiscais e contábeis e demais comprovantes devem permanecer arquivados por cinco anos. Essas informações estão previstas nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN).
É importante reforçar que antes de eliminar os documentos é preciso verificar se há alguma pendência, como a existência de autos de infração, ações judiciais e trabalhista. Nesses casos, é recomendável guardar os dados até a decisão administrativa ou judicial.
E como eliminar a papelada do escritório de forma segura e em conformidade com as leis sobre descarte de documentos?
Investir em uma fragmentadora é um dos procedimentos para evitar vazamento de informações de materiais impressos descartados pela empresa e ficar em acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) 13709/2018.
Cada tipo de corte da fragmentadora é classificado com base no padrão internacional DIN 32757-1. No mercado, há modelos que fragmentam em níveis de 1 a 7, sendo o primeiro em tiras e o último em micropartículas. Ou seja, quanto maior a numeração do corte, mais segura será a confidencialidade do material que será fragmentado.
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