Manter um escritório organizado é um dos grandes segredos para que toda a equipe se mantenha produtiva. Afinal, convenhamos: ninguém gosta de trabalhar em um ambiente lotado de materiais e objetos, certo?
Sendo assim, conseguir mais espaço com uma boa gestão de documentos é fundamental para criar uma rotina eficaz, otimizar o dia a dia e melhorar o clima organizacional.
Dessa maneira, é essencial manter todos os documentos organizados, tanto no ambiente físico quanto no digital. Nesse cenário, também é preciso ter atenção e seguir as regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Vamos aprender mais sobre o assunto? Continue a leitura e aprenda mais!
Crie uma política de organização eficiente
O primeiro passo para ter uma boa gestão de documentos no escritório é criar uma política de organização. Por isso, avalie como os documentos estão reunidos, como são processados, armazenados e também excluídos, tanto no mundo físico quanto no digital.
É bem importante ter estruturado um passo a passo sobre como deve ser essa organização. Dessa forma, os colaboradores têm um norte e ajudam a manter todo o processo organizado.
Além disso, a boa organização deve ser um hábito para todos os colaboradores. É imprescindível ter disciplina e tornar a boa gestão de documentos parte da rotina. Com o passar do tempo essas atividades que, inicialmente, podem parecer burocráticas, serão realizadas de forma automática por todos.
Organize todos os arquivos digitais
A digitalização está, cada vez mais, fazendo parte da rotina empresarial. Isso porque é uma forma de manter todas as informações seguras, evitando a perda de documentos importantes.
Portanto, mesmo que a sua empresa mantenha registros no papel, é essencial ter uma cópia salva em um servidor, preferencialmente na nuvem, e com um bom sistema de backup.
Crie um padrão para salvar as informações e organizar as pastas e subpastas. Aqui, a grande sacada é fazer com que todos os colaboradores e gestores possam encontrar os materiais que precisam com apenas alguns cliques, de forma rápida e intuitiva.
Organize os arquivos em papel para ter uma boa gestão de documentos
Organize todas as pastas para escritório que são físicas, adequando-se à política de
organização que citamos anteriormente. Avalie se todos os documentos estão arquivados corretamente e descarte, com segurança, aqueles que não são mais necessários.
Rotular os arquivos corretamente é fundamental para ter uma boa gestão de documentos.
Assim, tudo fica mais fácil no seu escritório! Afinal, todas as pessoas sabem como arquivá-los e também como encontrá-los quando for necessário, melhorando a rotina.
Tenha regras claras sobre o descarte de informações
Outro aspecto a ser considerado é que é necessário estimular os colaboradores a evitar guardar milhares de papéis ou arquivos que não serão mais utilizados. Isso gera bagunça no escritório e traz um aspecto de sobrecarga trabalhista.
Portanto, para ter mais espaço na sala e manter o ambiente mais organizado, tenha regras claras sobre o descarte de documentos. Isso ajuda a evitar arquivos duplicados, traz mais produtividade para a equipe e ainda faz com que a sua empresa siga às normas da Lei de Proteção de Dados.
Não esqueça da LGPD durante o processo de organização
É essencial gerenciar corretamente todos os arquivos da sua empresa, certo? Isso porque além de promover uma ótima gestão de documentos, isso ajuda a ter cuidado com as informações confidenciais e sigilosas.
Afinal, todos os dados precisam ser manipulados com muita responsabilidade, para evitar que o seu escritório tenha uma série de problemas desnecessários.
Portanto, saber como proteger os arquivos físicos e digitais, seguindo os parâmetros da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), é fundamental. A legislação é importante porque preserva a privacidade e a segurança de todas as informações do público, tanto interno, quanto externo.
Vale ressaltar ainda que as empresas que não cumprirem as regras da LGPD podem ser punidas com multas e até mesmo com a suspensão das suas atividades comerciais (dependendo da gravidade do caso).
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