Em uma “jornada de compra” ideal, sempre que uma empresa ou microempreendedor presta um serviço ou vende um produto, seu próximo passo é emitir uma nota fiscal que certifique que aquela transação foi realizada.
Normalmente, esse documento é disponibilizado em duas vias: uma versão para o cliente e outra que fica sob responsabilidade da empresa. Mas o que fazer com esse documento com o passar do tempo? A resposta é: guarde tudo para o arquivo morto.
Prático e extremamente útil, o arquivo morto é utilizado para guardar documentos essenciais que garantem a proteção jurídica da sua empresa. Quer saber quais documentos devem ser armazenados nele, como organizá-lo e como descartar documentos importantes após o prazo de retenção? Continue a leitura para descobrir!
O que colocar no arquivo morto?
Atuar no universo financeiro configura um cenário um tanto quanto bagunçado quando falamos sobre o acúmulo de papel e, por sua vez, de documentos importantes para uma empresa. Se você está perdido em meio a uma “montanha-russa fiscal” e não sabe para quais documentos direcionar mais relevância, descubra os principais tipos elencados abaixo:
Contratos
Esses documentos estão relacionados principalmente à relação contratual com parceiros e fornecedores, além de transações comerciais fidelizadas a partir da emissão de contratos. Esses documentos também precisam ser arquivados para que a empresa não enfrente as consequências de uma gestão ineficiente de documentos.
Você sabia que existem técnicas de organização desenvolvidas para auxiliar no processo de armazenamento de documentos? Aproveite para aprender como fazer a gestão de documentos físicos e digitais com as dicas da Tilibra Express!
Comprovantes financeiros
Certamente, se você administra um comércio ou uma empresa prestadora de serviços, os comprovantes financeiros serão os principais documentos que você precisará arquivar. Essa categoria de documentos inclui registros de venda e prestação de serviços, extratos bancários, relatórios financeiros, declarações de imposto de renda, dentre outros.
Documentos legais e fiscais
Procurações, acordos e recibos fiscais de declarações são alguns dos tipos de documentos legais e fiscais que devem ser armazenados em um arquivo morto, pois será necessário apresentá-los em casos de solicitação judicial e declaração de imposto de renda.
Registros
Não há dúvidas de que registros em geral, quando físicos, devem ser armazenados para evitar a exposição de dados sensíveis e a perda de informações importantes. Com isso, documentos relacionados à área de recursos humanos, à propriedade intelectual e aos registros de segurança e saúde também devem ser armazenados. São eles:
- Contratos de trabalho;
- Registros de funcionários;
- Holerites;
- Cartões-ponto;
- Registros de férias;
- Registros de marcas;
- Patentes e direitos autorais;
- Relatórios de incidentes;
- Registros médicos.
Documentação previdenciária
No Brasil, contribuintes previdenciários possuem direitos garantidos por lei que possibilitam o acesso à aposentadoria e a diversos benefícios. Por esse motivo, é essencial que essas informações sejam armazenadas cuidadosamente pela empresa para garantir que seus funcionários usufruam dos benefícios quando necessário.
É importante frisar que o tempo de retenção de documentos varia conforme o tipo de documento que você precisa arquivar. Com isso em mente, você poderá elaborar um método de organização e descarte desses documentos mais inteligentes.
Quanto tempo dura o arquivo morto?
Como já mencionamos no texto, o tempo de duração do arquivo morto varia de acordo com os tipos de documentos armazenados e a recomendação de prazo de retenção definido na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivos (TTDA).
Geralmente, o prazo mínimo para contenção de documentos é de cinco anos. Entretanto, há casos de documentos que precisam ser guardados por mais de 25 anos. Para consultar os prazos definidos para cada tipo de documentação, basta acessar a Tabela de Temporalidade de Documentos e Arquivos disponibilizada pela Câmara dos Deputados no Brasil.
Como organizar um arquivo morto?
Organizar um arquivo morto não é um processo simples, mas é essencial para garantir que os documentos armazenados estejam à disposição e sejam fáceis de encontrar. Para não se perder em meio à papelada, confira 7 passos que a Tilibra Express preparou para te ajudar nessa missão!
1. Identifique e classifique os documentos que deseja arquivar
O primeiro passo para começar a organizar seus documentos é identificá-los e classificá-los de acordo com o tipo e categoria de cada um. Isso vai facilitar muito o processo de organização e, inclusive, nos momentos em que você precisar acessar esses arquivos.
2. Selecione um espaço para armazenar o arquivo morto
Agora que você já separou e organizou os documentos para arquivar, é necessário encontrar um espaço físico adequado para armazenar as pastas de arquivo morto. Lembre-se de que esse local precisa garantir que os documentos estejam seguros e livres de qualquer perigo, como infiltrações, inundações, incêndios e outros danos.
3. Utilize pastas e etiquetas para organizar os documentos
Assim que você escolher um espaço seguro para armazenar seus documentos, é recomendado utilizar pastas para escritório, caixas reforçadas voltadas para arquivo morto, envelopes reforçados para evitar o atrito entre a papelada a longo prazo e etiquetas identificadoras, que serão coringas na hora de procurar por esses documentos.
4. Estabeleça um sistema de indexação de documentos
O quarto passo em um processo de organização de documentos bem executado é a implementação de um sistema de indexação. Com as pastas e etiquetas em mãos, basta definir qual será a forma de indexação: ordem alfabética, categórica, numérica, contextual ou o meio que fizer mais sentido para você — desde que facilite a organização, é claro!
5. Crie prazos de retenção para cada categoria de documento
É muito importante que o responsável pelo arquivo morto conheça os prazos de retenção de documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivos. A partir deles, você poderá determinar prazos internos, respeitando tanto os tipos e categorias deles, assim como a administração da empresa.
6. Revise sempre seu arquivo morto para identificar o que descartar
Com o arquivo morto devidamente organizado, basta manter os padrões de organização, ajustá-los quando necessário e revisá-los regularmente para identificar quais documentos atingiram o prazo limite para descarte.
7. Descarte os documentos que já atingiram o prazo limite de retenção
O último passo do processo de organização do arquivo morto é justamente realizar o descarte dos documentos que já atingiram o prazo limite de armazenamento. Nesse caso, é recomendado fazer o descarte de acordo com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Como descartar documentos físicos de forma correta?
No Brasil, o descarte de documentos físicos e confidenciais não pode ser feito de qualquer jeito. Isso se deve a um dos princípios básicos estabelecidos com a LGPD: o princípio da segurança — determina que empresas se comprometam em garantir a segurança das informações de seus clientes, evitando o uso ou divulgação não autorizada desses dados.
Com isso, surgiu a necessidade de encontrar uma forma de descarte que conseguisse destruir documentos confidenciais completamente, eliminando todas as informações contidas ali. Nesses casos, são utilizados equipamentos trituradores de papel, como as fragmentadoras, e incineradores, que finalizam o processo de descarte com a queima do papel triturado.
Gostou deste post? Então, continue acompanhando conteúdos do blog da Tilibra Express para conferir os melhores posts sobre segurança de dados, além de dicas para otimizar e garantir uma boa organização de processos em seu ambiente de trabalho. Até a próxima!
