Para uma empresa ter vida longa e saudável, independentemente do porte, é necessário estar em dia com as finanças. Por isso, ter conhecimento das entradas e saídas de dinheiro é essencial para manter todas as contas no azul e planejar uma gestão eficiente para os negócios. Sabia que o livro-caixa é um excelente aliado para esta tarefa?
A ferramenta deve ser utilizada para registrar todo histórico de movimentação financeira da empresa, auxiliando na escrituração contábil, declaração de impostos e análises para tomadas de decisões.
Agora que já sabe qual é a função do livro-caixa, veja como preenchê-lo da forma mais eficiente.
Existe uma forma ideal para preencher o livro-caixa?
Todos os livros-caixa contam com o mesmo tipo de estrutura, já que o objetivo é um só: acompanhar as transações financeiras, ou seja, tudo o que entra e sai do orçamento. Eles são produzidos em um layout simples para tornar prática a gestão diária e análise periódica.
Por mais que tenha um modelo de preenchimento, muitas pessoas não seguem um padrão e, com o tempo, acabam deixando o documento desorganizado. Isso prejudica não só a relatorização, mas também a análise para criar novas estratégias a partir das movimentações antigas.
Portanto, existe sim uma forma de adicionar os dados no livro-caixa e nós vamos ajudar você com algumas dicas:
Separe por seções e preencha em ordem cronológica
Geralmente, o documento conta com uma estrutura intuitiva, porém, se você o preencher igualmente em todas as páginas, não terá uma distinção clara sobre os períodos. O mais indicado é separar por seções. Mas como fazer isso?
Primeiro, escreva na parte superior o mês e o ano em questão. Depois, pode seguir as orientações de adicionar os dados de entradas e saídas nos locais direcionados. Como as páginas são numeradas, você pode utilizar uma para cada dia, ou se preferir separar completamente as transações da semana. É importante repetir no cabeçalho as informações de mês/ano para para compreender quando inicia e termina uma seção específica.
Reserve páginas para custos fixos
Uma boa ideia é ter páginas fixas para custos específicos que se repetem mês a mês. Assim, você pode preencher a cada período e acompanhar o desenvolvimento ao longo do ano. O que acha?
Dessa forma, caso precise, poderá criar relatórios com mais facilidade.
Padronize a organização dos livros
Se você utilizar mais de um livro-caixa, é preciso seguir o padrão, pois, assim que um acabar, o próximo terá o mesmo estilo e não prejudicará a compreensão de quem já faz a análise do documento, ou mesmo de novos colaboradores que possam fazer parte da equipe.
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