Uma escola acumula uma enorme quantidade de papéis, muitos dos quais contêm informações cruciais, como históricos, fichas cadastrais, contratos, projetos e diversos outros documentos. Surge então a pergunta: como organizar toda essa papelada?
É por isso que criamos um conteúdo completo com dicas e informações sobre o descarte e arquivamento de documentos escolares. Confira!
Quais são os tipos de documentos escolares?
Para gerenciar adequadamente a grande quantidade de documentos mantidos desde a abertura da instituição de ensino — incluindo registros de alunos, funcionários, contratos e outros documentos, a secretaria precisa revisá-los criteriosamente.
Este processo envolve a avaliação da necessidade e importância de cada documento, bem como determinar por quanto tempo a instituição deve mantê-lo arquivado.
Sendo assim, para decidir entre descartar ou manter, é essencial entender a natureza de cada documento, pois cada um tem um período de vigência e prazos. Veja mais sobre quais são os tipos!
Documentação escolar de guarda permanente
Os documentos permanentes são aqueles que necessitam ser arquivados por muitos anos, como:
- Registros de repreensões e advertências: 15 anos;
- Diário de classe: 20 anos;
- Cancelamento de matrícula: 25 anos;
- Histórico escolar: 30 anos;
- Folhas de ponto dos funcionários: 52 anos;
- Concessão de licença a professores: 52 anos;
- Projeto político-pedagógico (PPP): quando for substituído ou alterado;
Documentação escolar de guarda temporária
Já outros podem ser descartados com menos tempo, como:
- Planejamento pedagógico: 1 ano;
- Avisos e comunicados: 1 ano;
- Grade de aulas: 2 anos;
- Matrículas: 5 anos;
- Transferência de alunos: 5 anos;
- Mandados judiciais: 5 anos;
- Autorização de funcionamento da escola: 5 anos;
- Atas de conselhos e reuniões: 5 anos;
- Notas fiscais de produtos e serviços: 5 anos;
- Contas de consumo: 5 anos;
- Planos de ensino: 2 anos após o cumprimento da vigência;
- Calendário escolar: 5 anos após o término do ano letivo.
Como organizar arquivo escolar?
Se você não sabe por onde começar essa organização, o primeiro passo é compreender quais são os documentos mais utilizados e quais não são. Isso ocorre porque cada tipo de documento exigirá uma forma diferente de organização. Para isso, é necessário contar com alguns equipamentos e técnicas que auxiliem no arquivamento desses papéis. Confira quais são!
Categorize os documentos
A categorização dos documentos é essencial para garantir a praticidade, isso porque ajuda na localização rápida de informações quando necessário, reduzindo o gasto de tempo procurando um documento.
Outro ponto essencial ao categorizar os documentos é a facilidade da gestão do ciclo de vida, compreendendo quando eles podem ser descartados para otimizar o espaço de armazenamento.
Para essa categorização de documentos, as caixas organizadoras são fundamentais para o arquivamento. Você pode separar em: histórico escolar, contratos, documentos de funcionários, transferências e outros.
No site da Tilibra Express, você pode encontrar diversos modelos e tamanhos, escolhendo conforme a sua necessidade. Além disso, você também pode investir em caixas de arquivo morto, que permitem a escrita de todas as informações necessárias do lado externo da caixa.
Faça subcategorias
Ao categorizar os papéis em caixas, você já está implementando uma ótima organização. No entanto, outro ponto que pode aumentar a eficiência é utilizar subcategorias dentro dessas caixas.
Imagine que há uma caixa onde você guarda informações sobre os alunos do 6º ano do ano de 2017, como notas, registros de presença, etc. Para facilitar encontrar informações sobre um aluno específico, você pode organizar essas informações separadamente. Uma maneira de fazer isso é colocar cada conjunto de informações em envelopes individuais, onde cada envelope é rotulado com o nome de um aluno.
Isso significa que, quando você precisar encontrar algo sobre um aluno específico, você pode simplesmente pegar o envelope com o nome dele. Essa separação ajuda a tornar o acesso às informações mais fácil e rápido.
Separe os documentos ativos e os diários
Alguns documentos são frequentemente utilizados para obter informações diárias, como dados de alunos e funcionários ativos. Portanto, armazená-los em caixas pode não ser a alternativa mais adequada, uma vez que as caixas são mais apropriadas para guardar informações menos acessadas.
Nesse sentido, as pastas organizadoras representam uma escolha excelente para arquivar documentos importantes e transportar impressos. Elas facilitam o acesso rápido e prático às informações.
Como fazer o descarte correto de documentos escolares?
Agora que você já sabe como organizar e por quanto tempo deve deixar os documentos escolares guardados, é hora de liberar espaço e descartar parte da papelada.
Nesse contexto, se você busca eficiência, também sabe que rasgar papel por papel manualmente é uma tarefa demorada e trabalhosa. Por isso, para garantir o descarte correto dos documentos e a segurança das informações, nada melhor do que utilizar uma fragmentadora de papel!
Esse dispositivo é excelente para descartar documentos que atingiram o final do ciclo de vida nas escolas, assegurando a segurança e tornando a reconstrução dos papéis impossível. É a maneira mais prática e rápida de realizar o descarte, além de proteger a privacidade das informações.
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