Se o seu ritmo de trabalho é focado em resultados, provavelmente você já teve a sensação de que o dia poderia ter mais algumas horas, não é mesmo? A melhor forma de lidar com isso é organizar sua agenda de acordo com o tempo disponível, pois o trabalho remoto também nos leva a questionar algumas ideias antigas. Como fica o nosso entendimento sobre o que é produtividade?
Neste post do Tilibra Express, vamos explicar o que é produtividade e como mantê-la em diferentes formatos de trabalho, além de dicas para otimizar o tempo no dia a dia e hábitos que respeitam corpo emomentos de pausa. Por fim, indicamos medidas para que sua empresa desenvolva pessoas e crie um ambiente que sustente a produtividade. Confira a seguir:
Afinal, o que é produtividade na essência?
A produtividade é o processo que envolve produzir mais e melhor, com menos recursos. Então, ao contrário do que muitos pensam, ela não deve ser entendida apenas pela quantidade de produção, mas pela maneira como o processo produtivo ocorre.
Em uma mesma empresa, por exemplo, duas equipes podem produzir o mesmo volume de trabalho, dentro do mesmo espaço de tempo e com a mesma qualidade, mas aquela que o fizer economizando matéria-prima ou mão de obra será vista como a mais produtiva.
Também é importante considerar o posicionamento e a oferta de valor da sua empresa. Quanto mais qualidade os seus produtos e/ou serviços oferecerem, será necessário investir mais tempo e recursos, o que deve ser considerado ao medir a produtividade.
Como manter a produtividade em diferentes tipos de trabalho
Com as mudanças de rotina, é importante refletir sobre produtividade e como manter o rendimento. Por isso, confira algumas dicas:
1. Repensar o conceito de produtividade
Conforme o trabalho começou a entrar em nossas casas, percebemos que manter os mesmos padrões de produtividade no escritório não seria algo tão simples assim. Em uma pesquisa global feita pela Microsoft, 54% dos profissionais relataram se sentir sobrecarregados com responsabilidades do trabalho, chamadas de vídeo e tarefas domésticas.
Por muito tempo, nossa forma de entender o que é produtividade se restringiu a produzir mais em menos tempo. Porém, considerando os crescentes índices de exaustão e burnout, especialistas apontam novos pilares a serem considerados nessa definição: bem-estar e colaboração.
2. Novas maneiras de usar o escritório
Uma boa forma de colocar esses conceitos em prática é pensar estrategicamente o modelo híbrido. Ao invés de esperarmos os mesmos resultados entre trabalho remoto e presencial, a dica é aproveitar a vantagem de cada um!
Pense, por exemplo, que o escritório é o local ideal para tarefas que demandam muita colaboração, como sessões de brainstorming, reuniões com clientes ou dinâmicas em grupo. Já atividades que exigem alto nível de concentração ou introspecção — o chamado conceito de ‘deep work’ (trabalho profundo) — podem ser feitas em casa.
Dicas de produtividade no modelo híbrido
No modelo híbrido, é essencial manter rotinas claras para preservar o foco, o ritmo e a colaboração. Veja, a seguir, dicas e ajustes — desde o uso da agenda até a comunicação — para organizar o fluxo de trabalho e otimizar o tempo:
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Revise antigos sistemas de metas. As cargas de cobrança estão adequadas para a realidade dos funcionários?
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Fortaleça os momentos de conversa e integração entre os membros da sua equipe;
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Considere capacitações para preparar o time para a flexibilidade desse modelo de trabalho;
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Crie espaços de feedback;
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Conte com a ajuda da tecnologia e ergonomia, tanto no presencial quanto no remoto, para proporcionar maior bem-estar e qualidade de vida.
Dicas de produtividade para quem quer otimizar o tempo
Bom controle do tempo e organização são fatores essenciais para quem busca aumentar a produtividade e desempenho no ambiente de trabalho. Para isso, existem inúmeras técnicas de otimização que podem trazer mais eficiência e fazer o dia render mais.
Às vezes, pensamos que esse tipo de mudança exige transformações radicais no dia a dia, ou então que existe um grande segredo para a produtividade. Pequenas adaptações e novos hábitos contribuem para resultados mais eficientes.
Confira por onde começar!
1. Planeje o dia
Nenhuma mudança é feita de maneira estratégica sem um bom planejamento. Examine sua rotina e identifique quais são os principais processos e a prioridade que deve ser dada a cada atividade. Assim, fica mais fácil entender se existe alguma etapa de baixa importância que está consumindo mais tempo do que deveria.
2. Utilize papel para organizar e registrar suas tarefas e ideias.
Um dos maiores obstáculos para a produtividade é a sensação de estar com a “mente cheia”, com muitos assuntos diferentes roubando sua atenção. É aí que entra a técnica conhecida como download da mente.
Use um bloco de notas, agenda ou planner e liste tudo aquilo que precisa ser feito. Mantenha essas anotações por perto, caso se lembre de outra pendência enquanto estiver trabalhando. Além de diminuir a chance de interrupções e perda de foco, essa prática também ajuda a não esquecer as tarefas futuras.
3. Estipule metas e prazos
Depois do download da mente, aproveite para visualizar todas as pendências e organizá-las por urgência e importância. A partir daí, fica mais fácil criar um cronograma e definir os prazos para cada entrega.
4. Esteja atento aos sinais do corpo
Hoje em dia, entendemos que é impossível pensar em produtividade sem considerar o bem-estar. Para evitar o esgotamento, reserve momentos para cuidar de si: pratique atividades físicas, mantenha uma alimentação saudável e reserve tempo para lazer e hobbies.
5. Valorize os momentos de pausa
Otimizar o tempo não significa trabalhar ininterruptamente ao longo do dia. Não se esqueça de fazer intervalos, momentos de descompressão em que você pode se alongar, tomar um cafezinho e se “desligar” por alguns minutos. Uma técnica muito comum é o método Pomodoro, que consiste em uma pausa de 5 minutos a cada 25 minutos de trabalho focado.
6. Pare com as tarefas simultâneas
Fazer várias coisas ao mesmo tempo é uma ilusão: na prática, você só alterna de tarefa, e cada troca exige que o cérebro recupere o contexto. Esse vai e volta aumenta o gasto mental, dispersa a atenção e acelera o cansaço, o que reduz a qualidade do que você entrega. Prefira blocos de foco em uma atividade por vez para entrar em fluxo e produzir mais, com menos esforço e retrabalho.
Como melhorar a produtividade de sua empresa?
Agora que você já sabe o que é produtividade, veja abaixo algumas dicas de como melhorá-la fazendo pequenas mudanças na rotina da sua empresa:
1. Invista no treinamento e na qualificação dos colaboradores
A melhoria contínua é um fator que impacta positivamente a produtividade. Sua empresa só tem a ganhar investindo em boas oportunidades de qualificação dos colaboradores, principalmente se você deseja criar uma equipe consistente.
Ofereça cursos e separe alguns livros sobre o segmento da empresa para que fiquem à disposição dos trabalhadores. Procure integrar os setores e promover workshops para esclarecer funções e pontos específicos do trabalho que podem aprimorar o desempenho dos colaboradores.
2. Exponha os objetivos e a cultura de produtividade da empresa
Produzir com foco é mais fácil e prazeroso para qualquer colaborador. Assim, ele sente que está mais próximo dos objetivos da empresa. Porém, para que tudo funcione de maneira eficiente, os trabalhadores devem conhecer as metas e a expectativa da empresa.
Mostre, desde o início dos projetos, o que é esperado de cada um dos setores e dê sugestões sobre como poderão atingir tais objetivos. Defina exatamente o que espera dos colaboradores e como essas ações contribuirão para o alcance dos objetivos da empresa. Também é recomendável implementar programas de incentivo baseados no cumprimento de metas.
3. Ofereça a possibilidade de fazer pausas
Dar a seus colaboradores alguns minutos de pausa pode fazer com que a produtividade aumente. Pequenas pausas a cada 90 minutos de trabalho ajudam, permitindo respirar, tomar um café, renovar as ideias e voltar com mais disposição.
Além disso, essas pausas estimulam a comunicação entre os colaboradores e beneficiam, consequentemente, o clima organizacional. Continue explorando o blog do Tilibra Express para descobrir outros conteúdos relacionados e aprimorar ainda mais sua produtividade.
