Pronto para fazer uma limpeza em sua empresa? Uma das razões mais óbvias para o uso de uma fragmentadora de papel é, sem dúvida, a organização de sua corporação, eliminando todos aqueles arquivos sem utilidade. E uma ressalva: arquivos expirados são igualmente suscetíveis a roubo.
E esse tipo de transtorno pode ser evitado se um processo contínuo para destruição de todos os arquivos que perderam suas respectivas validades for implantando em sua empresa. Por isso, separamos 10 bons motivos para que uma fragmentadora de papel se torne uma prioridade em sua empresa e parte do processo que acabamos de citar.
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Por requisitos da lei
Arquivos considerados confidenciais, a exemplo de registros médicos, detalhes de salário ou dados pessoais de clientes, devem ser descartados corretamente de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Esses arquivos precisam ser triturados antes de serem descartados para garantir que as informações pessoais permaneçam protegidas.
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Pela proteção contra o roubo de identidade
O roubo de identidade está se tornando um crime comum, com criminosos vasculhando os depósitos de lixo para extrair informações pessoais de outras pessoas. Se alguém colocasse as mãos nos detalhes do endereço de uma pessoa, por exemplo, seria muito mais fácil solicitar um cartão de crédito em seu nome, por exemplo.
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Para economizar tempo
Rasgar ou cortar manualmente arquivos pode levar muito tempo, sem mencionar a possibilidade de ocorrer acidentes com objetos cortantes. A destruição de arquivos com o uso da fragmentadora de papel é uma maneira rápida, segura e fácil, para garantir o descarte correto de registros que perderam sua utilidade dentro de uma empresa.
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Seus dados comerciais permanecerão confidenciais
As empresas tendem a arquivar tudo, desde notas de reuniões a detalhes da equipe; desenvolvimentos futuros de negócios a números de vendas. Imagine se estas informações caíssem nas mãos erradas? A trituração de arquivos através da fragmentadora de papel pode dar às empresas a tranquilidade de que as pessoas não poderão vasculhar seus arquivos e descobrir, por exemplo, os planos futuros de um negócio e outras informações estratégicas.
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Reduza o risco do uso indevido de imagens pessoais
Se você deseja eliminar identificações que contenham imagens pessoais, como crachás de segurança ou identificações de funcionários, considere usar uma fragmentadora adequada para destruí-las. Embora apenas os IDs com foto não sejam suficientes para roubar sua identidade, as informações incluídas na identificação podem ser usadas contra você ou sua empresa em um esquema maior.
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Economize espaço de armazenamento
Algumas empresas mantêm papéis e arquivos por anos – muitos deles já sem utilidade para a corporação – devido à incerteza de como descartá-los adequadamente. Os papéis podem ocupar bastante espaço em um escritório, portanto, ao triturá-los com uma fragmentadora de papel, além de garantir o descarte correto, contribuirá para a liberação de espaço e, consequentemente, mais organização.
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Reduza o risco de incêndios
Empilhar papéis pelo escritório pode criar o combustível perfeito para espalhar um incêndio. Ao destruir arquivos fazendo uso de uma fragmentadora de papel, você pode garantir que as empresas mantenham apenas o necessário e eliminem o risco de incêndio causado pelo excesso de papel.
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Ganhe a confiança do consumidor
Se uma empresa destrói arquivos confidenciais – estes que registram detalhes sobre seus clientes – de forma adequada, com uso, por exemplo, de uma fragmentadora de papel, mostrará a seus clientes o cuidado e a transparência da corporação e reafirmará sua credibilidade.
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Mantenha um ambiente de harmonia
Os chefes da empresa criam e têm acesso a arquivos confidenciais que afetam diretamente sua equipe, como revisões e escalas salariais, informações disciplinares, etc. Se um funcionário visualizar até mesmo um rascunho de um desses arquivos sobre seu salário ou cargo na empresa, isso poderá causar suspeitas e sentimentos ruins por toda a equipe. A destruição de informações potencialmente sensíveis garantirá que as empresas mantenham sempre uma harmonia entre os seus funcionários.
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Faça sua parte em relação ao meio ambiente
A maioria das empresas deseja destacar suas credenciais ecológicas e a reciclagem de papel é uma maneira de mostrar aos clientes – e concorrentes – que se preocupam com o meio ambiente. A trituração de arquivos através da fragmentadora de papel facilita muito a reciclagem, pois o papel triturado pode simplesmente ser ensacado e levado para um ponto de reciclagem ou coletado por uma empresa de reciclagem.
A importância da fragmentadora de papel acontece por diferentes formas
Seja pela redução de custos, aumento de produtividade ou gerenciamento de processos, o uso da fragmentadora de papel se tornou estratégica para as empresas.
Além disso, a destruição de seus arquivos deve estar alinhada com os requisitos de retenção de arquivos e cumprir todas as leis federais, estaduais e locais. Leve isso em consideração ao estabelecer seu processo para a destruição segura de seus registros confidenciais.
Para não correr riscos, implemente o quanto antes formas seguras de eliminação de arquivos. Conheça a nossa linha de fragmentadoras de papel e faça a coisa certa.
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