Profissionais que lidam com muitas tarefas durante o dia devem otimizar o seu tempo investindo em organização. Para isso, ter uma agenda executiva é essencial, pois ela permite ordenar suas prioridades, estabelecer metas e não esquecer de nenhum compromisso.
Mesmo que existam aplicativos e modelos digitais, as agendas físicas ainda são as preferidas de muitos profissionais, seja para anotar as tarefas do dia, as pendências, compromissos importantes ou reuniões. Se você está entre as pessoas que preferem marcar tudo no papel, veja aqui como organizar sua rotina com uma sua agenda executiva!
1. Comece pela escolha do modelo de agenda executiva
O primeiro passo para começar a organizar sua rotina usando uma agenda executiva é fazendo a seleção do modelo ideal para você. Leve em consideração, por exemplo, o espaço que tem na sua bolsa ou mochila e o peso da agenda que terá que carregar.
Pense também na quantidade de compromissos e informações diárias que você costuma anotar. Se forem muitos, a sugestão é optar por modelos com páginas inteiras para cada dia, que têm bastante espaço para escrever.
Quanto ao layout, existem diversos formatos diferentes no mercado. Algumas agendas vêm com visão anual + mensal + semanal; outras com visão mensal e semanal. Escolha o modelo mais adequado ao seu dia a dia.
2. Marcação com cores e símbolos
Para destacar aquele evento importante, organizar o nível de prioridade das tarefas ou apenas tornar as anotações mais visuais, utilize notas autoadesivas, marcadores de texto ou símbolos diferentes para cada tipo de tarefa.
Você pode usar uma cor para representar as reuniões internas, outra para reuniões com clientes e uma terceira para seus compromissos pessoais. Assim, ficará mais fácil de ordenar o seu dia.
3. Checklist e legendas
Crie legendas para sinalizar se algo foi concluído, está em produção ou é urgente. Você pode, por exemplo, desenhar pequenos boxes (caixas) antes da descrição da tarefa, e dentro desses boxes inserir a marcação.
Esse método, aliás, pode servir até como motivação para que você cumpra a demanda e busque preencher todas as tarefas com um “X” ao final do dia.
4. Revise sua agenda
Para manter a rotina sempre em ordem é recomendado que você revise todos os seus compromissos ao final do dia, para ter certeza que nada passou desapercebido. É importante tornar a checagem das suas obrigações uma atividade diária, que poderá ser realizada logo no início do dia, enquanto toma seu café. Desta forma, você se programa para cumprir todas as tarefas e priorizar as mais urgentes.
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