Encontrar a melhor forma de destruir documentos confidenciais é uma dúvida e um desafio para muitas organizações. Afinal, todo mês você e sua empresa recebem algum tipo de documento com informações consideradas sigilosas.
Pode ser um extrato bancário ou de cartão de crédito, recibo de pagamento, contratos, cópias de documentos pessoais, entre outros arquivos.
Indo um pouco além, talvez você trabalhe para uma agência ou órgão do governo, ou preste algum tipo de serviço para essas organizações que lidam com informações confidenciais.
Jogar esses papéis no lixo não é suficiente para mantê-los llonge de terceiros que podem se beneficiar com o acesso a essas informações. Para se proteger do uso ilegal ou antiético de documentos confidenciais é necessário destruí-los de forma eficiente.
Em um processo eficiente de descarte de documentos, há várias perguntas que devem ser respondidas, antes de eliminar um arquivo de natureza sensível.
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Vou precisar deste documento de novo?
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Estou violando a Lei de proteção de dados?
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Este documento terminou seu ciclo de vida de retenção?
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Este arquivo contém alguma informação confidencial?
Com essas perguntas em mente, é necessário que você seja cauteloso ao destruir documentos. Há maneiras de destruí-los sem preocupações.
Antes de destruir documentos confidenciais, cuidado!
As empresas precisam entender que as informações, recibos e documentações de seus clientes não são registros públicos. Esses dados devem ser mantidos em sigilo e, no momento apropriado, completamente eliminados.
De fato, para alguns setores, destruir arquivos confidenciais é um requisito legal. Os motivos para fazê-lo variam: pode ser porque não há mais espaço para armazenamento ou para fins legais. 
Independente do motivo da destruição, as empresas precisam reservar um tempo para aprender como se livrar adequadamente da documentação de seus clientes.
É muito importante ressaltar que destruir informações antes do necessário também pode ser uma violação da lei, portanto, é fundamental que sejam verificados os períodos de retenção antes de destruir quaisquer registros.
É válido seguir as seguintes diretrizes ao descartar informações confidenciais:
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Ciclo de retenção – O fator mais importante a considerar antes de eliminar um arquivo é a duração do seu ciclo de retenção. Legalmente, uma empresa é responsável pelos planos de retenção de todos os seus documentos.
Documentos diferentes têm ciclos de retenção variados. Por exemplo, os extratos bancários devem ser mantidos por 2 anos, enquanto um formulário de solicitação de funcionário precisará ser mantido permanentemente.
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Lei de Proteção de Dados – Antes de destruir qualquer documento confidencial, sua empresa deve considerar os termos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A nova legislação entra em vigor em 2020, e por isso, é fundamental que as empresas passem pelo processo de adequação aos requisitos da lei.
Caso contrário, sua empresa corre o risco de sofrer multas e outras sanções previstas pela LGPD. Além disso, a violação desta lei também pode prejudicar seriamente a reputação da sua marca e autoridade no mercado.
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Seu espaço de trabalho deve ter uma lixeira ou arquivo para armazenar documentos e outros resíduos confidenciais antes do processo do descarte. Não deixe, por exemplo, papeis com dados sensíveis ensacados em áreas públicas.
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Informações sigilosas ou pessoais mantidas em dispositivos USBs, discos de DVDs e CDs, equipamentos portáteis e PCs, devem ser eliminados por profissionais ou empresas especializados quando não for mais necessários. O simples processo de deletar arquivos não garante a exclusão segura de dados.
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Ainda sobre profissionais e empresas especializadas, os documentos confidenciais devem ser entregues apenas para empresas respeitáveis com as quais houver acordos contratuais que garantam a confidencialidade de todo o processo de descarte.
Como destruir documentos confidenciais de forma segura e eficiente
A trituração é a melhor maneira de aniquilar documentos que contêm informações confidenciais.
A fragmentação garante que as informações sigilosas não sejam vazadas. Além disso, essa é a melhor opção para o meio ambiente, pois evita que a eliminação da documentação confidencial passe por um processo químico de descarte.
O uso de um triturador é apropriado para tornar qualquer informação confidencial ilegível, impedindo que alguém possa reconstruir os papéis e ter acesso a dados sensíveis.
Em um processo eficiente de descarte feito nas empresas, é comum misturar os papeis fragmentados para garantir que ninguém possa montá-los novamente.
Quando chegar a hora de destruir um documento confidencial, sua empresa deve tomar as medidas apropriadas. Seu processo de eliminação de informações corporativas deve ser seguro, consistente e fácil para seus funcionários seguirem.
Avalie sempre a eficiência do seu sistema atual e identifique os potenciais riscos que possam comprometer à sua empresa e dados.
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